Für die Planung einer erfolgreichen Workation sind verschiedene Aspekte im Vorfeld zu klären. Je besser und genauer diese Punkte vorab angegangen werden, desto reibungsloser kann die Umsetzung Workation erfolgen. Damit wird sichergestellt dass gute Arbeitsergebnisse und eine hohe Zufriedenheit der Teilnehmer erzielt wird.
Folgende Kategorien sollten beachtet werden:
- Arbeitsbezogene / teambezogene Aspekte
- Regulatorische Aspekte (Vertragliches/Rechtliches/Steuerliches/Gesundheitliches)
- Anreise- bzw. unterkunftsbezogene Aspekte
- Monetäre Aspekte und Versicherungen
- Technische /arbeitsbezogene Aspekte
Überschneidungen zwischen den unterschiedlichen Kategorien werden im folgenden mit abgebildet.
1. Arbeitsbezogene / teambezogene Aspekte
Vorlaufzeit
Die Planung der Workation sollte mit ausreichender Vorlaufzeit geschehen. Vor allem die Verfügbarkeit der Unterkunft mit den gewünschten Eigenschaften ist sicherzustellen. Ebenso die Verfügbarkeit von Tickets für die gewählten Transportmittel. Eine frühzeitige Planung ermöglicht oftmals die Nutzung von Frühbucherrabatten.
Festlegen des Teilnehmerkreises
Klären Sie, ob alle Teammitglieder an der Workation teilnehmen können (Gibt es Präsenzpflichten vor Ort? Sind einige Arbeitsgebiete nicht remote zu erledigen?). Status Quo der mobile Arbeit evaluieren: Welche unserer Mitarbeitenden können ihre Arbeit theoretisch bereits örtlich und zeitlich flexibel ausführen? Gibt es vorab noch Schulungsbedarf oder muss noch technisches Equipment (z.B. Laptop, Cloudlösungen etc.) bestellt werden?
Stimmen Sie ab, ob alle denkbaren Teilnehmer an der Workation tatsächlich teilnehmen wollen (z.B. persönliche Verpflichtungen, fehlende Interesse etc.). Achten Sie auf Transparenz und setzen Sie klare Fristen für eine Rückmeldung. Wer diesmal nicht teilnehmen wollte, ist beim nächsten mal vielleicht mit Eifer dabei, wenn das restliche Team begeistert zurück kommt.
Terminabgleich
Eine rechtzeitige Planung ist auch daher wichtig, damit die teilnehmenden Kollegen sich von ihrer zeitlichen Verfügbarkeit einrichten können und Termine sowohl im fachlichen Bereich z.B. mit Kunden und Mitarbeitern wie auch im privaten Bereich entsprechend einplanen können.
Programmgestaltung
In diesem Bereich sind folgende Fragen zu beantworten: Wer legt das fachliche Programm/die Agenda und die Freizeitgestaltung vor Ort fest? Welche Aktivitäten werden gemeinsam verfolgt, welcher zeitliche Rahmen steht zur individuellen Aktivität zur Verfügung? Oder werden diese Punkte vor Ort flexibel mit Vorlauf abgestimmt abgestimmt?
Welche Aktivitäten sind verpflichtend, welche freiwillig? Welche sollen wann gemeinsam stattfinden (z.B. Abendessen, Ausflüge)? Denken Sie auch an individuelle Interessen und Rückzugsmöglichkeiten vor Ort.
Die Progammgestaltung kann zwar von der ranghöchsten Führungskraft festgelegt werden, aber es empfiehlt sich darüber nachzudenken, ob das Team nicht intensiv eingebunden sein sollte. So kann z.B. ein kleines Team von Freiwilligen das Programm erstellen oder man kann mit Unterstützung von digitalen Tools (z.B. Easyretro, Whiteboard, Mentimenter) Ideen sammelt und im Team bewertet. Eine Alternative für einen stärker strukturierenden Ansatz kann auch ein Fragebogen sein, der die Präferenzen der Teilnehmer erhebt.
Zeitverschiebung
Bei einer Workation, die in einer anderen Zeitzone liegt, ist bei der Terminplanung mit Kunden und Kollegen die Zeitverschiebung zu beachten.
Kontaktdaten
Es macht Sinn, alle wichtigen relevanten Kontakte (Email/Tel-Nr) auch als Printversion mitzuführen, vor allem auch die Kontaktdaten der IT-Abteilung.
Arbeitszeiten
Ist die Zeiterfassung nötig? Falls ja, benötigen die Mitarbeiter dazu neue Programme? Wenn ja, sind diese rechtzeitig auszuwählen und zu beschaffen.
2. Anreise- bzw. unterkunftsbezogene Aspekte
Reiseziel
Reiseziel festlegen: Die Wahl des Reiseziels kann z.B. mit einer Teamumfrage erfolgen. Neben organisatorischen Aspekten können auch Kostenaspekte wie auch ökologische Aspekte eine Rolle spielen. Gibt es die Option bestimmte Kunden, Lieferanten oder Kooperationspartner an einem bestimmten Ort zu treffen?
Ein Arbeitsort in Deutschland oder der EU vereinfacht regulatorische Fragen, insbesondere aus steuerlicher und sozialrechtlicher Sicht.
Unterkunft
Ist die gewählte Unterkunft Workation geeignet? Sind Meetingräume und Einzelarbeitsplätze mit geeigneter Infrastruktur (angefangen von Schreibtischen, ergonomischen Stühlen bis hin zu Monitoren) vorhanden? Besteht eine gute WLAN-Infrastruktur?
Wie soll die Verpflegung erfolgen? Bei Selbstverpflegung ist an die Nahrungsunverträglichkeiten einzelner Mitreisenden zu denken und idealerweise an Abneigungen und Vorlieben von Mitarbeitern (Umfrage im Voraus?).
Anreise planen
Wann und wo sind Treffpunkte an welchen Orten geeignet, um eine gemeinsame Anreise zu erleichtern?
3. Regulatorische Aspekte (Vertragliches/Rechtliches/Steuerliches/Gesundheitlich)
Datenschutz
Beim Einsatz außerhalb des Büros und mit zahlreichen Mitarbeitern in fremden WLAN-Netzwerken treten einige den Datenschutz betreffende Fragestellungen auf. Bei der Planung der Workation sollte daher ein Gespräch mit dem (internen/externe) Datenschutzbeauftragten geführt werden.
Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag
Um die Besonderheiten, die sich aus einer Workation ergeben, möglichst transparent und rechtssicher gegenüber den Mitarbeitern festzuschreiben, ist es ratsam, eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag abzuschließen. Diese sollte Punkte wie die der Erreichbarkeit während der Arbeit bzw. der Freizeit enthalten, Aspekte der Kostenübernahme abdecken, die zeitliche Befristung der Workation umfassen und auf die steuer- und sozialrechtlichen Fragen eingehen. Zusätzlich sollte die Widerrufsmöglichkeit der Zusatzvereinbarung vermerkt sein.
Workation-Richtlinie
Während der Vorbereitungsphase der Workation bietet es sich an, begleitend eine Workation-Richtlinie zu erstellen und diese an das Team zu kommunizieren. Dies beugt möglichen Konflikten und Unklarheiten vor und alleine die Erstellung führt dazu, sich intensiv mit den Fragestellungen einer Workation auseinanderzusetzen. Nach Beendigung der Workation kann diese Richtlinie dann noch weiter verfeinert und um die gemachten Erfahrungen angereichert werden.
Arbeitssicherheit
Allgemeine Vorschriften des Arbeitsschutzgesetzes: Hauptanwendungsfälle: 1. Gefährdungsbeurteilung 2. Unterweisung in Sicherheits- und Gesundheitsgefahren. Eine Sicherheitsunterweisung sollte erfolgen, auch vor Ort in der Unterkunft (klären Sie auch, wo vor Ort Notausgänge sind und wie im Gefahrenfall zu reagieren ist). Ist im Falle gesundheitlicher Einschränkungen ärztliche Hilfe erreichbar?
Der Arbeitgeber trägt eine Informationsverpflichtung. Sinnvoll könnte es sein, vorab die Berufsgenossenschaft zu kontaktieren. Die Aufnahme in die Zusatzvereinbarung (s.o.) ist ratsam.
4. Monetäre Aspekte und Versicherungen
Wenn die Vorbereitung der Workation mit entsprechender Sorgfalt erfolgt, ist der Erfolg so gut wie garantiert (und die Planung der nächsten Workation kann angedacht werden :-)).
Für Fragen zur Checkliste, für weitere Informationen zum Thema Workation oder bei Presseanfragen helfen wir gerne mit Informationen weiter.