Workation im Ausland: Recht & Steuern für Unternehmen

Eine Workation im Ausland klingt zunächst unkompliziert: Laptop einpacken, Unterkunft buchen und für einige Tage von einem anderen Ort arbeiten.

Für Unternehmen ist sie jedoch mehr als eine Reise. Sobald Mitarbeitende ihre Arbeit vorübergehend in einem anderen Staat ausüben, können unterschiedliche rechtliche, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Fragen entstehen.

Welche davon relevant sind, hängt vom konkreten Fall ab.

Entscheidend sind unter anderem Zielland, Aufenthaltsdauer, Beschäftigungsverhältnis, Tätigkeit und die konkrete Organisation der Workation.

Deshalb sollte die rechtliche Prüfung stattfinden, bevor die Reise verbindlich gebucht wird.

Team-Workation oder individuelle Workation?

Zunächst sollte unterschieden werden, wer die Workation organisiert.

Bei einer individuellen Workation möchte beispielsweise eine Mitarbeiterin für einige Wochen aus Portugal arbeiten.

Bei einer Team-Workation verlegt dagegen ein Unternehmen den Arbeitsort einer ganzen Gruppe für einige Tage an einen anderen Ort.

Die organisatorischen und rechtlichen Fragestellungen können sich dadurch unterscheiden.

Für Team-Workations sind insbesondere drei Ebenen wichtig:

Unternehmen → Mitarbeitende → Zielland

Mehr zur Team-Workation →

Welche rechtlichen Bereiche können betroffen sein?

Bei einer Workation im Ausland können je nach Konstellation insbesondere folgende Bereiche relevant werden:

• Arbeitsrecht
• Sozialversicherung
• Steuerrecht
• Aufenthalts- und gegebenenfalls Arbeitserlaubnisrecht
• Versicherungen
• Datenschutz und IT-Sicherheit

Nicht jeder Punkt führt automatisch zu einem Problem.

Er sollte aber vor der Reise geprüft werden.

Arbeitsrecht

Die Arbeit wird während einer Auslands-Workation tatsächlich in einem anderen Staat ausgeübt.

Damit stellt sich die Frage, welche arbeitsrechtlichen Regelungen auf den Aufenthalt Anwendung finden und ob im Zielland zwingende Vorgaben zu beachten sind.

Relevant können beispielsweise Arbeitszeit, Ruhezeiten oder andere arbeitsrechtliche Schutzvorschriften sein.

Welche Anforderungen konkret gelten, lässt sich nicht allein anhand des Begriffs „Workation“ beantworten.

Sozialversicherung

Auch die Sozialversicherung sollte vor einer Auslands-Workation geprüft werden.

Innerhalb Europas kann beispielsweise relevant sein, welchem Sozialversicherungssystem die beschäftigte Person während des vorübergehenden Aufenthalts zugeordnet bleibt und welche Nachweise erforderlich sind.

Dabei sollte nicht davon ausgegangen werden, dass eine kurze Reise automatisch ohne Formalitäten möglich ist.

Auch eine zeitlich begrenzte Workation kann sozialversicherungsrechtlich relevant sein.

Die konkrete Situation sollte deshalb vor der Abreise geprüft werden.

A1-Bescheinigung

Bei vorübergehender grenzüberschreitender Tätigkeit innerhalb des europäischen Koordinierungsrahmens kann eine A1-Bescheinigung relevant sein.

Sie dient als Nachweis darüber, welchem Sozialversicherungssystem eine Person unterliegt.

Ob und wie sie für die konkrete Workation benötigt wird, sollte das Unternehmen für den jeweiligen Fall klären.

Gerade bei Team-Workations ist es sinnvoll, diesen Punkt frühzeitig in den organisatorischen Ablauf aufzunehmen, anstatt ihn erst kurz vor der Abreise zu prüfen.

Steuerliche Fragen

Eine häufige Frage lautet:

Wird eine Workation im Ausland automatisch zum steuerlichen Problem?

So pauschal lässt sich das nicht beantworten.

Die steuerliche Beurteilung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Neben der persönlichen Besteuerung der Mitarbeitenden können bei grenzüberschreitender Tätigkeit auch Fragen auf Unternehmensebene entstehen.

Relevant können unter anderem Aufenthaltsdauer, Tätigkeit, Zielland und weitere Umstände des Einzelfalls sein.

Deshalb sollte insbesondere bei regelmäßig wiederkehrenden oder längeren Auslands-Workations geprüft werden, welche steuerlichen Folgen entstehen können.

Betriebsstätte: ein Thema für die Prüfung

Im Unternehmenskontext taucht häufig die Frage auf, ob durch die Tätigkeit eines Mitarbeitenden im Ausland eine steuerliche Betriebsstätte entstehen könnte.

Auch hier gilt:

Eine Workation führt nicht automatisch zu einer Betriebsstätte.

Ob ein entsprechendes Risiko besteht, hängt von der konkreten Konstellation ab.

Bei einer kurzen gemeinsamen Team-Workation können die Umstände völlig anders sein als bei einer Person, die regelmäßig und langfristig aus demselben ausländischen Arbeitsort tätig ist.

Das Thema sollte deshalb risikobasiert geprüft werden, statt mit einer pauschalen Tagesgrenze zu arbeiten.

Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis

Ein weiterer wichtiger Unterschied besteht zwischen Reisen innerhalb und außerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums.

Die Tatsache, dass jemand als Tourist in ein Land einreisen darf, beantwortet nicht automatisch die Frage, unter welchen Bedingungen dort gearbeitet werden darf.

Vor allem bei Destinationen außerhalb Europas sollte deshalb frühzeitig geprüft werden:

• Welche Einreisebestimmungen gelten?
• Ist die geplante Tätigkeit zulässig?
• Wird ein Visum oder eine andere Genehmigung benötigt?
• Wie lange darf der Aufenthalt dauern?

Diese Prüfung sollte erfolgen, bevor Flüge und Unterkunft verbindlich gebucht werden.

Staatsangehörigkeit mitdenken

Bei internationalen Teams reicht es nicht immer, nur den Unternehmenssitz zu betrachten.

Mitarbeitende können unterschiedliche Staatsangehörigkeiten und Aufenthaltsstatus haben.

Dadurch können für dieselbe Destination unterschiedliche Einreise- oder Aufenthaltsvoraussetzungen gelten.

Eine Team-Workation sollte deshalb nicht allein unter der Annahme geplant werden, dass alle Teilnehmenden dieselben Voraussetzungen erfüllen.

Versicherungsschutz prüfen

Auch der Versicherungsschutz sollte vor der Reise geklärt sein.

Je nach Destination und Situation können unterschiedliche Versicherungsbereiche relevant werden.

Dabei sollte insbesondere geklärt werden, welcher Schutz während der beruflichen Tätigkeit im Ausland besteht und ob zusätzliche Absicherung erforderlich ist.

Versicherung bei Workations →

Arbeitszeit bleibt Arbeitszeit

Eine Workation verbindet Arbeit mit einem attraktiven Aufenthaltsort.

Rechtlich sollte sie dennoch nicht mit Urlaub verwechselt werden.

Während der vereinbarten Arbeitszeit wird gearbeitet. Freizeit beginnt entsprechend außerhalb dieser Arbeitszeit.

Gerade bei Team-Workations sollte deshalb transparent sein, welche Programmpunkte Arbeitszeit sind und welche Aktivitäten freiwillig in der Freizeit stattfinden.

Workation mit anschließendem Urlaub

Eine häufige Kombination ist:

Workation + private Verlängerung

Das kann organisatorisch attraktiv sein. Die beiden Abschnitte sollten jedoch sauber voneinander getrennt werden.

Vorab sollte insbesondere geklärt werden, welche Kosten das Unternehmen übernimmt und ab welchem Zeitpunkt die Reise privat fortgeführt wird.

Auch bei der rechtlichen Bewertung kann die Gesamtdauer des Aufenthalts eine Rolle spielen.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Bei einer Workation wird häufig mit Unternehmensdaten außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung gearbeitet.

Deshalb sollten die bestehenden Vorgaben des Unternehmens zu Datenschutz und IT-Sicherheit auch unterwegs eingehalten werden.

Je nach Tätigkeit kann insbesondere relevant sein:

• Wo wird gearbeitet?
• Wer kann Gespräche mithören?
• Welche Netzwerke werden verwendet?
• Wie erfolgt der Zugriff auf Unternehmenssysteme?
• Wie werden Geräte geschützt?

Für vertrauliche Tätigkeiten können geeignete separate Arbeitsräume notwendig sein.

Arbeitsorganisation bei der Workation →

Deutschland oder Ausland?

Wer rechtliche und organisatorische Komplexität reduzieren möchte, kann eine Team-Workation innerhalb Deutschlands durchführen.

Auch dort müssen natürlich betriebliche Anforderungen beachtet werden. Grenzüberschreitende Fragen zu Sozialversicherung, Einreise oder ausländischem Steuer- und Arbeitsrecht treten jedoch nicht in derselben Form auf.

Das Ausland kann trotzdem die richtige Wahl sein – beispielsweise wegen Klima, Atmosphäre oder gewünschtem Ortswechsel.

Die zusätzlichen Anforderungen sollten lediglich Teil der Entscheidung sein.

Workation in Deutschland oder im Ausland →

Ein sinnvoller Prüfprozess

Statt jede Workation vollständig neu zu bewerten, können Unternehmen einen festen Prozess definieren.

1. Destination festlegen

Land und konkreter Arbeitsort stehen fest.

2. Zeitraum bestimmen

Anreise, Arbeitstage, Abreise und eine mögliche private Verlängerung werden erfasst.

3. Teilnehmende prüfen

Insbesondere bei internationalen Teams werden gegebenenfalls unterschiedliche Voraussetzungen berücksichtigt.

4. Tätigkeit einordnen

Welche Arbeit wird im Ausland tatsächlich ausgeübt?

5. Sozialversicherung prüfen

Notwendige Meldungen oder Nachweise werden geklärt.

6. Steuerliche Fragen prüfen

Bei Bedarf erfolgt eine fachkundige steuerliche Bewertung.

7. Einreise und Aufenthaltsrecht prüfen

Vor allem bei Reisen außerhalb der EU sollte dies früh erfolgen.

8. Versicherung prüfen

Der bestehende Schutz und gegebenenfalls notwendige Ergänzungen werden geklärt.

9. Erst anschließend verbindlich buchen

Damit reduziert sich das Risiko, eine attraktive Location zu reservieren, bevor feststeht, dass die Reise in der geplanten Form durchgeführt werden kann.

Eine Workation-Policy kann den Prozess vereinfachen

Wenn Workations häufiger stattfinden, müssen nicht alle Grundsatzfragen jedes Mal neu entschieden werden.

Eine interne Policy kann beispielsweise festlegen:

• welche Länder grundsätzlich infrage kommen,
• welche Aufenthaltsdauer vorgesehen ist,
• wer Workations genehmigt,
• welche Unterlagen benötigt werden
• und welche internen Stellen beteiligt werden müssen.

Die Policy ersetzt keine Prüfung des konkreten Falls. Sie kann aber den organisatorischen Rahmen erheblich vereinfachen.

Workation-Policy für Unternehmen →

Was Workation.de übernimmt – und was nicht

Wir unterstützen Unternehmen bei der Organisation der Unterkunft und der praktischen Reiseplanung.

Dazu gehören beispielsweise:

• passende Workation-Locations,
• Zimmerbedarf,
• Meeting- und Arbeitsräume,
• Verpflegung,
• Exklusivnutzung
• und Anforderungen an die Unterkunft.

Eine individuelle Rechts- oder Steuerberatung leisten wir nicht.

Für rechtliche, steuerliche, sozialversicherungsrechtliche oder aufenthaltsrechtliche Fragen sollten Unternehmen ihre zuständigen internen Stellen beziehungsweise entsprechend qualifizierte Fachleute einbeziehen.

Checkliste vor einer Auslands-Workation

Erst wenn die relevanten Punkte geklärt sind, sollte die Location verbindlich gebucht werden.

Häufige Fragen zu Recht und Steuern bei Workations

Darf man einfach aus dem Ausland arbeiten?

Das hängt von Zielland, Dauer, Beschäftigungssituation und weiteren Umständen ab. Die Möglichkeit zur touristischen Einreise bedeutet nicht automatisch, dass jede Form der Arbeit ohne weitere Prüfung zulässig ist.

Braucht man für eine Workation eine A1-Bescheinigung?

Bei grenzüberschreitender Tätigkeit innerhalb des europäischen Koordinierungsrahmens kann eine A1-Bescheinigung relevant sein. Ob sie im konkreten Fall erforderlich ist und wie sie zu beantragen ist, sollte vor der Reise geprüft werden.

Wird man durch eine Workation automatisch im Ausland steuerpflichtig?

Nein, eine Workation führt nicht allein aufgrund ihrer Bezeichnung automatisch zu einer ausländischen Steuerpflicht. Die steuerliche Beurteilung hängt von der konkreten Situation ab.

Entsteht durch eine Workation automatisch eine Betriebsstätte?

Nein. Ob ein Betriebsstättenrisiko besteht, hängt von den konkreten Umständen ab und sollte bei relevanten Konstellationen steuerlich geprüft werden.

Ist eine Workation innerhalb der EU einfacher?

Häufig bestehen innerhalb Europas erleichterte Rahmenbedingungen. Trotzdem können insbesondere Sozialversicherung, Arbeitsrecht und weitere Vorgaben relevant sein.

Was gilt bei einer privaten Verlängerung?

Arbeits- und Urlaubsphase sowie betriebliche und private Kosten sollten klar voneinander getrennt werden. Auch die gesamte Aufenthaltsdauer sollte bei der Prüfung berücksichtigt werden.

Kann Workation.de prüfen, ob eine Auslands-Workation rechtlich möglich ist?

Wir unterstützen bei Location-Suche und Organisation. Eine individuelle rechtliche oder steuerliche Prüfung sollte durch entsprechend qualifizierte Fachleute beziehungsweise die zuständigen Stellen des Unternehmens erfolgen.

Erst prüfen, dann buchen

Bei einer Auslands-Workation sollte die Reihenfolge nicht lauten:

schöne Destination → günstige Flüge → Location → rechtliche Fragen

Sinnvoller ist:

Destination → Zeitraum → Teilnehmende → rechtliche und steuerliche Prüfung → Freigabe → Anforderungen → Location

So bleibt die rechtliche Prüfung ein klarer Bestandteil der Vorbereitung, ohne die gesamte Workation-Planung zu dominieren.

Ist die grundsätzliche Durchführbarkeit geklärt, kann die eigentliche Location-Suche beginnen.

Team-Workation Schritt für Schritt planen →

Passende Location für eure Auslands-Workation finden

Wenn Destination und interne Rahmenbedingungen feststehen, unterstützen wir euch bei der Unterkunftssuche.

Nennt uns Termin, Teilnehmerzahl, Zimmerbedarf, Arbeitsanforderungen, gewünschte Verpflegung und Region.

Wir suchen passende Workation-Locations, vergleichen Angebote und begleiten euch bis zur Buchung.