Workation: Arbeiten an einem anderen Ort
Arbeiten muss nicht immer im Büro oder Homeoffice stattfinden.
Bei einer Workation wird der Arbeitsort für eine begrenzte Zeit an einen anderen Ort verlegt. Das kann ein Ferienhaus an der Ostsee sein, ein Landgut in Brandenburg, ein Hotel in den Bergen oder eine Finca auf Mallorca.
Für Unternehmen und Teams geht es dabei um mehr als einen schönen Tapetenwechsel. Eine Team-Workation verbindet den normalen Arbeitsalltag mit gemeinsamer Zeit an einem anderen Ort.
Workation = Work + Vacation. Die Arbeit reist mit – aber sie findet in einer Umgebung statt, die sich deutlich vom normalen Arbeitsalltag unterscheidet.
Passende Workation-Location finden
Was ist eine Workation?
Der Begriff Workation setzt sich aus Work und Vacation zusammen.
Gemeint ist das zeitweise Arbeiten an einem anderen Ort als dem gewöhnlichen Arbeitsplatz. Während Einzelpersonen eine Workation beispielsweise nutzen können, um einige Wochen aus dem Ausland zu arbeiten, funktioniert eine Team-Workation etwas anders:
Mehrere Kolleginnen und Kollegen reisen gemeinsam an einen Ort und arbeiten dort für einige Tage.
Dabei läuft der Arbeitsalltag grundsätzlich weiter. Es gibt Videocalls, Projektarbeit, Kundentermine und interne Meetings. Gleichzeitig verbringt das Team mehr Zeit miteinander als im Büro.
Genau diese Verbindung macht die Team-Workation aus.
Was unterscheidet eine Workation vom Offsite?
Workation und Offsite werden häufig synonym verwendet. Für die Planung ist eine Unterscheidung aber hilfreich.
Bei einer Workation wird der normale Arbeitsalltag an einen anderen Ort verlagert.
Bei einem Offsite wird der normale Arbeitsalltag bewusst unterbrochen, damit sich das Team auf ein bestimmtes Thema konzentrieren kann.
Ein einfacher Test hilft:
Was machen die Teilnehmenden am Dienstag um 10 Uhr?
Sitzen einige in Kundencalls, andere bearbeiten ihre normalen Aufgaben und wieder andere arbeiten gemeinsam an einem Projekt? Dann ist es eher eine Workation.
Arbeitet das gesamte Team gemeinsam an Strategie, Jahresplanung oder einem Workshop? Dann ist es eher ein Offsite.
Workation = Wir arbeiten gemeinsam woanders.
Offsite = Wir verlassen den Arbeitsalltag, um gemeinsam an etwas Bestimmtem zu arbeiten.
In der Praxis gibt es natürlich Mischformen. Eine Team-Workation kann beispielsweise einen gemeinsamen Strategietag enthalten.
Workation und Offsite ausführlich vergleichen →
Warum machen Unternehmen Workations?
Remote Work und Homeoffice ermöglichen konzentriertes Arbeiten – reduzieren aber häufig die gemeinsame Zeit eines Teams.
Eine Workation kann beides miteinander verbinden.
Die Mitarbeitenden können ihre normale Arbeit fortsetzen und verbringen gleichzeitig mehrere Tage am selben Ort. Dadurch entstehen Begegnungen, für die im digitalen Arbeitsalltag oft wenig Raum bleibt.
Das gemeinsame Frühstück, ein spontaner Austausch auf der Terrasse oder ein Spaziergang nach Feierabend können dabei genauso wichtig sein wie ein geplantes Meeting.
Workations können deshalb besonders interessant sein für:
- Remote- und Hybridteams,
- verteilte Unternehmen,
- Teams mit wenigen gemeinsamen Bürotagen,
- Projektteams,
- kleinere Unternehmen ohne gemeinsames Büro,
- internationale Teams.
Was macht eine gute Team-Workation aus?
Eine schöne Unterkunft allein reicht nicht.
Eine Team-Workation muss gleichzeitig als Unterkunft, Arbeitsplatz und gemeinsamer Aufenthaltsort funktionieren.
Entscheidend sind vor allem fünf Bereiche.
1. Arbeiten
Das Team braucht zuverlässiges WLAN, geeignete Arbeitsplätze und Möglichkeiten für Videocalls.
Bei zehn Personen kann ein großer Tisch teilweise ausreichen. Bei 20 Personen oder 40 Personen braucht es deutlich mehr Struktur.
2. Gemeinsam arbeiten
Zusätzlich zur individuellen Arbeit sollte es einen Raum geben, in dem das gesamte Team zusammenkommen kann.
Je nach Programm können weitere Breakout-Räume sinnvoll sein.
3. Schlafen
Bettenzahl und Zimmerzahl sind nicht dasselbe.
Ein Haus mit 30 Betten kann beispielsweise nur 15 Schlafzimmer besitzen. Wenn 25 Mitarbeitende jeweils ein Einzelzimmer benötigen, ist es trotzdem ungeeignet.
Deshalb sollte der Zimmerbedarf früh feststehen.
4. Essen
Selbstversorgung, Halbpension und Vollpension führen zu sehr unterschiedlichen Workation-Konzepten.
Ein kleines Team kann gerne gemeinsam kochen. Bei 40 Personen wird daraus schnell eine organisatorische Aufgabe.
Selbstversorger-Locations →
Locations mit Vollpension →
5. Gemeinsam Zeit verbringen
Nach Feierabend sollte nicht jeder automatisch auf seinem Zimmer verschwinden müssen.
Ein guter gemeinsamer Bereich kann deshalb für eine Workation wichtiger sein als für eine klassische Tagung: Wohnzimmer, Lounge, Terrasse, Garten, Bar oder Feuerstelle schaffen Raum für die gemeinsame Zeit außerhalb der Arbeit.
Wie läuft eine Team-Workation ab?
Es gibt keinen festen Workation-Tagesablauf.
Gerade das ist einer ihrer Vorteile.
Ein Tag könnte beispielsweise so aussehen:
| Zeit | Beispiel |
|---|---|
| 08:00 | Gemeinsames Frühstück |
| 09:00–12:30 | Individuelle Arbeit, Calls und Meetings |
| 12:30 | Mittagspause |
| 13:30–17:00 | Arbeit, Projektarbeit oder gemeinsamer Workshop |
| ab 17:00 | Freizeit |
| 19:00 | Gemeinsames Abendessen |
An anderen Tagen kann das Team länger individuell arbeiten oder einen gemeinsamen Workshop einplanen.
Entscheidend ist, dass nicht jeder Tag wie ein vollständig durchorganisiertes Firmenevent behandelt wird.
Eine Workation braucht Struktur – aber auch Freiraum.
Arbeitsorganisation bei der Workation →
Wie lange sollte eine Workation dauern?
Eine Nacht ist für eine echte Team-Workation meist sehr kurz. Ein erheblicher Teil der gemeinsamen Zeit geht dann bereits für An- und Abreise verloren.
Bei mehreren Tagen kann sich dagegen ein eigener Rhythmus entwickeln.
Welche Dauer sinnvoll ist, hängt vor allem ab von:
Anreise, Ziel, Arbeitsorganisation und Teamgröße.
Eine aufwendige Flugreise sollte sich eher über einen längeren Aufenthalt verteilen als eine Workation eine Stunde vom Unternehmensstandort entfernt.
Wie lange sollte eine Workation dauern? →
Wie lange sind Teams erfahrungsgemäß auf Workation? →
Deutschland oder Ausland?
Eine Workation muss nicht auf Mallorca oder in Portugal stattfinden.
Für deutsche Unternehmen kann eine Location innerhalb Deutschlands sogar deutliche Vorteile haben: kürzere Anreise, weniger organisatorischer Aufwand und häufig eine gute Erreichbarkeit mit der Bahn.
Das Ausland bietet dafür einen stärkeren Ortswechsel und je nach Region andere Landschaften und klimatische Bedingungen.
Welche Variante besser passt, hängt vom Team und vom Zweck der Reise ab.
Workation in Deutschland oder im Ausland →
Berge, Meer oder See?
Auch die Umgebung verändert den Charakter einer Workation.
Eine Unterkunft in den Bergen kann gut zu Teams passen, die Ruhe, Natur und Aktivitäten wie Wandern suchen.
Am Meer entsteht häufig ein besonders deutlicher Abstand zum normalen Arbeitsumfeld.
Ein See kann Natur und Wasser mit einer vergleichsweise einfachen Anreise verbinden.
Die Umgebung sollte allerdings nie das wichtigste Auswahlkriterium werden.
Zuerst muss die Location als Arbeits- und Aufenthaltsort funktionieren. Danach kommt die Aussicht.
Locations in den Bergen →
Locations am Meer →
Locations am See →
Selbstversorgung oder Verpflegung?
Das hängt stark von der Teamgröße und dem gewünschten Charakter ab.
Selbstversorgung
Passt besonders zu kleineren Teams, die bewusst gemeinsam kochen und den Aufenthalt selbst gestalten möchten.
Halbpension
Frühstück und Abendessen sind organisiert, während der Arbeitstag flexibel bleibt. Das kann für Workations sehr gut funktionieren.
Vollpension
Reduziert den organisatorischen Aufwand deutlich und wird mit zunehmender Teamgröße interessanter.
Nicht nur der Preis sollte entscheiden. Auch die Zeit, die Einkauf, Kochen, Restaurantorganisation und Abrechnung kosten, gehört zur Entscheidung.
Exklusivlocation oder Hotel?
Auch hier gibt es keine grundsätzlich bessere Variante.
Ein Hotel bietet häufig:
professionellen Service, viele Einzelzimmer, Frühstück und Gastronomie sowie vorhandene Meetingräume.
Eine Exklusivlocation kann dagegen mehr Privatsphäre und stärkere gemeinsame Atmosphäre schaffen. Das Team hat das Haus oder wesentliche Bereiche für sich und kann den Tagesablauf freier gestalten.
Besonders bei kleinen und mittelgroßen Teams kann ein vollständiger Buyout interessant sein.
Wie groß kann eine Team-Workation sein?
Workations funktionieren mit zehn Personen anders als mit 80.
Kleine Teams können häufig Ferienhäuser, Villen oder kleine Hotels nutzen. Mit wachsender Gruppe werden Zimmerzahl, Arbeitsplätze, WLAN, Meetingräume, Catering und Logistik entscheidender.
Bei sehr großen Workations muss eine Unterkunft beinahe wie ein temporärer Unternehmensstandort funktionieren.
Dafür gibt es eigene Übersichten nach Teamgröße:
Locations für 10 Personen →
Locations für 10–20 Personen →
Locations für 20–40 Personen →
Locations für 40–70 Personen →
Locations für 70–100 Personen →
Locations für 100+ Personen →
Was kostet eine Workation?
Die Kosten setzen sich aus mehreren Bestandteilen zusammen:
Unterkunft + Verpflegung + Anreise + Arbeitsräume + Aktivitäten + Nebenkosten = Gesamtkosten der Workation
Der reine Zimmerpreis ist deshalb kein guter Vergleichswert.
Ein vermeintlich günstiges Ferienhaus kann zusätzliche Kosten für Catering, Transfers und Meetingräume verursachen. Ein zunächst teurer wirkendes Hotel kann diese Leistungen bereits enthalten.
Am sinnvollsten ist deshalb der Vergleich der Gesamtkosten pro Person.
Workation-Kosten richtig planen →
Recht, Steuern und Versicherung
Bei Workations innerhalb Deutschlands stehen vor allem organisatorische Fragen im Vordergrund.
Bei Auslands-Workations können zusätzlich Themen relevant werden wie:
Arbeitsrecht, Sozialversicherung, Steuerrecht, Aufenthaltsrecht und Versicherungen.
Welche Regeln gelten, hängt von Zielland, Aufenthaltsdauer, Beschäftigungsverhältnis und weiteren Umständen ab.
Diese Fragen sollten deshalb nicht erst geklärt werden, nachdem die Finca bereits gebucht wurde.
Workation im Ausland: Recht & Steuern →
Versicherung bei Workations →
Braucht ein Unternehmen eine Workation-Policy?
Wer Workations regelmäßig ermöglicht, kann mit einer klaren Policy viele wiederkehrende Fragen vorab regeln.
Zum Beispiel:
Wer darf teilnehmen? Welche Länder sind erlaubt? Wie lange darf eine Workation dauern? Welche Kosten übernimmt das Unternehmen? Welche Arbeitszeiten gelten? Wer genehmigt die Reise?
Eine Policy wird besonders relevant, wenn Workation nicht nur ein einmaliges Teamevent, sondern Teil der Arbeitsorganisation wird.
Workation-Policy für Unternehmen →
Workation planen: die richtige Reihenfolge
Ein häufiger Fehler ist, mit schönen Unterkünften zu beginnen.
Besser ist die umgekehrte Reihenfolge:
Ziel → Teamgröße → Dauer → Arbeitsweise → Zimmerbedarf → Verpflegung → Anreise → Location
Erst wenn diese Punkte geklärt sind, lässt sich beurteilen, welche Unterkunft tatsächlich passt.
Ein Haus kann auf Fotos perfekt aussehen und trotzdem ausscheiden, weil:
zu wenige Einzelzimmer vorhanden sind,
- das WLAN nicht ausreicht,
- kein Meetingraum existiert
- oder die Anreise für das Team zu aufwendig ist.
Team-Workation Schritt für Schritt planen →
Workation-Checkliste
Vor der Location-Suche sollten zumindest diese Fragen beantwortet sein:
| Frage | Geklärt? |
|---|---|
| Was ist das Ziel der Workation? | ☐ |
| Wie viele Personen reisen mit? | ☐ |
| Wie viele Einzelzimmer werden benötigt? | ☐ |
| Wie lange soll die Workation dauern? | ☐ |
| Läuft der normale Arbeitsalltag weiter? | ☐ |
| Wie viele Personen führen parallel Videocalls? | ☐ |
| Wird ein Meetingraum für alle benötigt? | ☐ |
| Werden Breakout-Räume benötigt? | ☐ |
| Welche Verpflegung ist gewünscht? | ☐ |
| Wie soll das Team anreisen? | ☐ |
| Welche Umgebung wird bevorzugt? | ☐ |
| Ist Exklusivnutzung wichtig? | ☐ |
| Welche rechtlichen und versicherungsbezogenen Fragen müssen geprüft werden? | ☐ |
| Welches Gesamtbudget steht zur Verfügung? | ☐ |
Die ausführliche Version findet ihr hier:
Häufige Fehler bei der Workation-Planung
Die Location nach Bildern auswählen.
Pool und Bergblick helfen wenig, wenn 20 Personen gleichzeitig Videocalls führen müssen und das WLAN nicht mithält.
Betten mit Zimmern verwechseln.
Für Unternehmensgruppen ist die Zahl der tatsächlich nutzbaren Einzelzimmer entscheidend.
Zu viel Programm planen.
Eine Workation ist keine mehrtägige Abfolge von Workshops und Teamevents.
Den normalen Arbeitsalltag vergessen.
Kundentermine, Calls und konzentrierte Einzelarbeit müssen weiterhin möglich sein.
Anreise unterschätzen.
Eine außergewöhnliche Location verliert an Attraktivität, wenn das Team für drei gemeinsame Tage jeweils einen ganzen Tag unterwegs ist.
Gemeinschaftsflächen vergessen.
Die gemeinsame Zeit nach der Arbeit ist ein wesentlicher Teil einer Team-Workation.
Häufige Fragen zur Workation
Was ist eine Workation?
Eine Workation verbindet Arbeit mit einem vorübergehenden Aufenthalt an einem anderen Ort. Bei einer Team-Workation reist ein Team gemeinsam und arbeitet dort für mehrere Tage.
Ist eine Workation Urlaub?
Nein. Während einer Workation wird gearbeitet. Freizeit und besondere Umgebung ergänzen den Arbeitsalltag, ersetzen ihn aber nicht.
Was ist der Unterschied zwischen Workation und Offsite?
Bei einer Workation läuft der normale Arbeitsalltag grundsätzlich weiter. Bei einem Offsite wird er bewusst unterbrochen, damit das Team gemeinsam an einem bestimmten Thema arbeitet. Siehe Workation vs. Offsite
Wie lange dauert eine Team-Workation?
Das hängt von Anreise, Ziel und Arbeitsorganisation ab. Mehrere Tage sind meist sinnvoller als eine einzelne Übernachtung. Siehe Aufenthaltsdauer
Welche Unterkunft eignet sich für eine Workation?
Je nach Teamgröße beispielsweise Ferienhäuser, Villen, Landgüter, Boutiquehotels, Seminarhäuser oder größere Hotels. Entscheidend sind Arbeitsinfrastruktur, Zimmer, Gemeinschaftsbereiche und Verpflegung.
Was braucht eine Workation-Location?
Vor allem stabiles WLAN, geeignete Arbeitsplätze, ausreichend Zimmer und gute Gemeinschaftsbereiche. Je nach Team kommen Meeting- und Breakout-Räume hinzu.
Kann eine Workation in Deutschland stattfinden?
Ja. Eine Workation definiert sich nicht durch eine Auslandsreise, sondern durch die zeitweise Verlagerung des Arbeitsortes.
Kann ein großes Team eine Workation machen?
Ja. Mit zunehmender Teamgröße steigen allerdings die Anforderungen an Zimmer, Internet, Arbeitsbereiche, Catering und Logistik deutlich. Siehe Workation Planung
Workation richtig gedacht
Eine Workation ist weder Urlaub mit gelegentlichem Laptop noch eine Tagung unter Palmen.
Ihr besonderer Reiz liegt dazwischen.
Der normale Arbeitsalltag bleibt bestehen – aber das Team erlebt ihn für einige Tage gemeinsam an einem anderen Ort.
Damit das funktioniert, sollte die Location nicht zuerst nach Landschaft oder Design ausgewählt werden.
Sondern danach, ob das Team dort arbeiten, schlafen, essen und gemeinsam Zeit verbringen kann.
Erst muss die Workation funktionieren. Dann darf die Location besonders sein.
Passende Location für eure Workation finden
Ihr wisst bereits, wann ihr reisen möchtet und was euer Team benötigt?
Dann nennt uns Termin, Teilnehmerzahl, Zimmerbedarf, Arbeitsanforderungen, gewünschte Verpflegung und Region.
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