Arbeitsorganisation bei der Workation: So arbeitet das Team vor Ort

Eine Team-Workation funktioniert nur dann, wenn das Team am neuen Ort tatsächlich arbeiten kann.

Das klingt selbstverständlich. In der Praxis wird bei der Planung aber schnell über Zimmer, Landschaft, Essen und Aktivitäten gesprochen – und zu wenig darüber, wie ein normaler Dienstagvormittag vor Ort aussieht.

Wer sitzt im Videocall? Wer braucht Ruhe? Welche Personen arbeiten gemeinsam? Wie viele Gespräche finden parallel statt?

Die Arbeitsorganisation entscheidet darüber, welche Räume und welche Infrastruktur eine Workation-Location wirklich braucht.

Zuerst den normalen Arbeitsalltag betrachten

Bei einem Offsite arbeitet das Team häufig gemeinsam an einem bestimmten Thema. Bei einer Workation läuft dagegen der normale Arbeitsalltag grundsätzlich weiter.

Das bedeutet beispielsweise:

Kundentermine finden statt, Entwickler arbeiten konzentriert, Vertriebsteams telefonieren, Kolleginnen und Kollegen sitzen in Videocalls und andere arbeiten gemeinsam an Projekten.

Die Location muss diese unterschiedlichen Tätigkeiten gleichzeitig ermöglichen.

Team-Workation →

Wie arbeitet euer Team normalerweise?

Vor der Location-Suche lohnt sich eine einfache Bestandsaufnahme.

Nicht:

„Brauchen wir einen Meetingraum?“

Sondern:

„Was machen unsere 25 Personen während eines normalen Arbeitstags?“

Vielleicht ergibt sich daraus:

15 Personen arbeiten überwiegend individuell,
6 Personen haben regelmäßig Videocalls,
4 Personen arbeiten gemeinsam an einem Projekt
und einmal täglich kommt das gesamte Team zusammen.

Damit lässt sich der tatsächliche Raumbedarf wesentlich besser bestimmen.

Drei Arten von Arbeit berücksichtigen

Für die Planung lassen sich die meisten Tätigkeiten grob in drei Bereiche einteilen.

Individuelle Arbeit

Dazu gehören konzentrierte Aufgaben am Laptop, Schreiben, Programmieren, Recherche oder andere Tätigkeiten, bei denen Ruhe wichtig ist.

Calls und kleine Meetings

Videocalls, Kundengespräche und kurze Abstimmungen brauchen vor allem akustische Trennung.

Gemeinsame Arbeit

All-hands, Präsentationen, Workshops oder gemeinsame Projektsessions benötigen einen größeren Raum für mehrere oder alle Teilnehmenden.

Eine gute Workation-Location muss nicht für jede Person einen eigenen Raum bieten. Sie sollte aber diese unterschiedlichen Arbeitsformen sinnvoll miteinander verbinden.

Arbeitsplätze: Esstisch oder Schreibtisch?

Bei einer kurzen Workation kann ein großer Tisch durchaus als gemeinsamer Arbeitsplatz funktionieren.

Je länger die Workation dauert, desto wichtiger wird allerdings die Qualität der Arbeitsplätze.

Relevant sind unter anderem:

ausreichend Platz, vernünftige Stühle, Steckdosen, Licht und eine Umgebung, in der mehrere Stunden konzentriertes Arbeiten möglich sind.

Ein schöner Holztisch für zwölf Personen kann auf Fotos hervorragend aussehen. Wenn dort zwölf Laptops, Ladegeräte, Headsets und Kaffeetassen stehen, kann es schnell eng werden.

Entscheidend ist nicht, wie viele Menschen theoretisch an einen Tisch passen, sondern wie viele dort vernünftig arbeiten können.

Videocalls sind häufig der eigentliche Engpass

Ein großer gemeinsamer Arbeitsraum lässt sich relativ leicht finden.

Schwieriger wird es, wenn viele Personen gleichzeitig sprechen müssen.

Schon vier parallele Videocalls können einen offenen Raum unbrauchbar machen.

Deshalb sollte vor der Buchung abgeschätzt werden:

Wie viele Calls finden im normalen Arbeitsalltag maximal gleichzeitig statt?

Nicht jeder Call benötigt einen klassischen Besprechungsraum. Geeignet sein können auch kleine Arbeitszimmer oder andere akustisch getrennte Bereiche.

Wichtig ist die tatsächliche Nutzbarkeit.

Meetingraum für das gesamte Team

Auch bei einer Workation kann es sinnvoll sein, täglich oder an einzelnen Tagen zusammenzukommen.

Zum Beispiel für:

ein All-hands,
eine Präsentation,
einen Workshop
oder eine gemeinsame Projektbesprechung.

Dann sollte ein Raum vorhanden sein, in dem das gesamte Team bequem arbeiten kann.

Dabei zählen nicht nur Kapazität, sondern auch Bestuhlung, Bildschirm, Akustik und Arbeitsfläche.

Locations mit Meetingräumen →

Breakout-Räume für parallele Arbeit

Wenn mehrere Gruppen gleichzeitig arbeiten, werden zusätzliche Räume wichtig.

Ein Beispiel:

Ein Team mit 24 Personen plant vier Projektgruppen mit jeweils sechs Personen.

Dann reicht ein großer Meetingraum nicht. Für diese Phase werden vier gleichzeitig nutzbare Arbeitsbereiche benötigt.

Die entscheidende Frage lautet deshalb:

Wie viele Gruppen müssen maximal gleichzeitig voneinander getrennt arbeiten können?

Locations mit Breakout-Räumen →

Nicht jeder Breakout muss ein Seminarraum sein

Bei einer Workation darf die Raumplanung flexibler sein als bei einer klassischen Tagung.

Als zusätzlicher Arbeitsbereich können je nach Nutzung beispielsweise funktionieren:

Bibliothek,
Lounge,
kleiner Besprechungsraum
oder ein ruhiger Gemeinschaftsbereich.

Für vertrauliche Gespräche oder parallele Videocalls braucht es dagegen eine echte akustische Trennung.

Die Funktion entscheidet.

WLAN: nicht vorhanden, sondern belastbar

Kostenloses WLAN gehört heute bei fast jeder Unterkunft zum Standard.

Für eine Workation sagt das wenig aus.

Relevant ist:

Funktioniert das Netzwerk auch dann zuverlässig, wenn das gesamte Team gleichzeitig arbeitet?

Bei 30 Personen können neben 30 Laptops zusätzlich Smartphones und weitere Geräte im Netz sein. Gleichzeitig laufen Cloud-Anwendungen, Downloads und Videokonferenzen.

Deshalb sollten insbesondere bei größeren Teams Geschwindigkeit, Stabilität und WLAN-Abdeckung vor der Buchung geprüft werden.

WLAN-Abdeckung im ganzen Arbeitsbereich

Eine schnelle Leitung am Router hilft wenig, wenn der Empfang im zweiten Gebäudeflügel schwach ist.

Wenn verschiedene Räume als Arbeitsbereiche genutzt werden sollen, muss das WLAN auch dort zuverlässig funktionieren.

Gemeinsame Arbeitszeit oder flexible Zeiten?

Nicht jedes Team arbeitet während einer Workation nach demselben Modell.

Eine Möglichkeit sind gemeinsame Kernzeiten, in denen alle erreichbar sind. Außerhalb davon kann flexibler gearbeitet werden.

Andere Teams behalten ihre normalen Arbeitszeiten vollständig bei.

Wichtig ist vor allem, dass Erwartungen vorher klar sind.

Eine Workation sollte nicht dazu führen, dass niemand mehr weiß, wann gearbeitet wird und wann gemeinsame Freizeit beginnt.

Gemeinsame Termine bündeln

Wenn möglich, können gemeinsame Termine bewusst gebündelt werden.

Zum Beispiel:

vormittags individuelle Arbeit,
nachmittags eine gemeinsame Session
und danach wieder freie Zeit.

Das reduziert ständige Wechsel zwischen konzentrierter Arbeit und Gruppenprogramm.

Gerade bei einer mehrtägigen Workation kann ein klarer Rhythmus angenehmer sein als jeden Tag ein anderes Programm.

Pausen gehören zur Arbeitsorganisation

Wenn alle am selben Ort sind, besteht die Gefahr, dass Arbeit und gemeinsame Zeit ineinander übergehen.

Frühstück wird zur Projektbesprechung.

Die Mittagspause wird zum Meeting.

Nach dem Abendessen wird weiter über Arbeit gesprochen.

Das lässt sich nie vollständig trennen – und gerade spontane Gespräche sind ein Vorteil der Workation.

Trotzdem sollten echte Pausen möglich bleiben.

Gemeinsam am selben Ort zu sein bedeutet nicht, den ganzen Tag gemeinsam arbeiten zu müssen.

Arbeitszeit und Freizeit sichtbar trennen

Ein einfacher gemeinsamer Abschluss des Arbeitstags kann helfen.

Zum Beispiel:

Laptops schließen,
Arbeitsräume verlassen,
Spaziergang,
Sport
oder gemeinsames Abendessen.

Gerade bei längeren Workations verhindert das, dass sich der Arbeitstag unbemerkt bis spät in den Abend verlängert.

Gemeinsame Zeit nicht zum Pflichtprogramm machen

Nach einem Arbeitstag möchten manche noch gemeinsam zusammensitzen.

Andere brauchen Ruhe.

Beides sollte möglich sein.

Deshalb sind Gemeinschaftsflächen und Rückzugsmöglichkeiten gleichermaßen wichtig.

Eine gute Workation schafft Begegnungen, ohne permanente Teilnahme an Gruppenaktivitäten zu verlangen.

Verpflegung an den Arbeitsrhythmus anpassen

Auch Essen beeinflusst die Arbeitsorganisation.

Bei festen Workshops kann ein gemeinsames Mittagessen sinnvoll sein.

Bei einer Workation mit vielen Kundenterminen kann ein flexibles Mittagsfenster besser funktionieren.

Halbpension ist deshalb für Workations interessant: Frühstück und Abendessen bilden gemeinsame Fixpunkte, während der Mittag flexibel bleibt.

Kleine Teams können sich auch selbst versorgen. Bei größeren Gruppen reduziert Vollpension den organisatorischen Aufwand.

Selbstversorger-Locations →
Locations mit Vollpension →

Ein möglicher Workation-Arbeitstag

Ein Tagesablauf könnte beispielsweise so aussehen:

Zeit	Arbeitsorganisation
08:00–09:00	Frühstück
09:00–12:30	individuelle Arbeit und Calls
12:30–13:30	Mittagspause
13:30–15:30	individuelle Arbeit
15:30–17:00	gemeinsame Session
ab 17:00	freie Zeit
19:30	gemeinsames Abendessen

Das ist kein Muster, das jedes Team übernehmen sollte.

Es zeigt lediglich das Prinzip:

Normaler Arbeitsalltag bildet den Kern. Gemeinsame Elemente werden sinnvoll darum herum organisiert.

Ein Workshoptag innerhalb der Workation

Nicht jeder Tag muss gleich aussehen.

Bei einer fünftägigen Workation kann beispielsweise ein Tag vollständig für gemeinsame Arbeit reserviert werden.

Dann verändert sich auch der Raumbedarf: Plenum und Breakouts werden für diesen Tag wichtiger, während an den anderen Tagen individuelle Arbeitsplätze und Callräume im Mittelpunkt stehen.

Genau solche Unterschiede sollten bei der Location-Suche bekannt sein.

Was ändert sich bei größeren Teams?

Je größer das Team, desto weniger funktioniert spontane Raumaufteilung.

Bei zehn Personen können Wohnzimmer, Esstisch und ein zusätzliches Zimmer bereits ausreichend sein.

Bei 30 Personen braucht es deutlich mehr Struktur.

Bei 60 Personen muss die Location schließlich viele Menschen gleichzeitig mit:

Arbeitsplätzen,
WLAN,
Callmöglichkeiten,
Meetingräumen
und Verpflegung

versorgen können.

Eine große Team-Workation ähnelt deshalb zunehmend einem temporären Arbeitscampus.

Locations für 20–40 Personen →
Locations für 40–70 Personen →
Locations für 70–100 Personen →

Exklusivnutzung kann Arbeitsorganisation erleichtern

Ein Buyout kann bei Workations einen besonderen Vorteil haben.

Wenn das gesamte Haus dem Team gehört, können verschiedene Bereiche flexibler genutzt werden:

Lounge als Arbeitsbereich am Vormittag,
Meetingraum für gemeinsame Sessions,
Terrasse für Pausen
und Restaurant oder Wohnzimmer am Abend.

Außerdem muss weniger Rücksicht auf andere Hotelgäste genommen werden.

Locations zur Exklusivnutzung →

Was sollte vor der Location-Suche geklärt sein?

Für die Arbeitsorganisation reichen zunächst einige konkrete Angaben:

Frage	Antwort
Wie viele Personen arbeiten gleichzeitig?	_____
Wie viele parallele Videocalls sind realistisch?	_____
Wie viele Personen müssen gleichzeitig ruhig arbeiten können?	_____
Braucht das gesamte Team einen gemeinsamen Raum?	☐
Wie viele Gruppen arbeiten maximal parallel?	_____
Gibt es einen vollständigen Workshoptag?	☐
Werden vertrauliche Gespräche geführt?	☐
Gibt es gemeinsame Kernarbeitszeiten?	☐

Aus diesen Angaben lässt sich wesentlich genauer ableiten, welche Location geeignet ist.

Häufige Fehler bei der Arbeitsorganisation

Nur einen großen Meetingraum einplanen.
Der hilft wenig, wenn gleichzeitig sechs Personen Kundencalls führen müssen.

Alle Personen an einen Tisch setzen.
Gemeinsames Arbeiten und konzentriertes individuelles Arbeiten sind nicht dasselbe.

WLAN nur nach Verfügbarkeit bewerten.
Die tatsächliche Belastbarkeit ist entscheidend.

Zu viele gemeinsame Sessions planen.
Dann wird aus der Workation zunehmend ein Offsite.

Arbeitsbereiche und Gemeinschaftsflächen nicht trennen.
Ein Raum, der gleichzeitig Büro, Restaurant und Abend-Lounge sein soll, funktioniert nicht immer gut.

Keine Rückzugsmöglichkeiten vorsehen.
Mehrere Tage gemeinsam zu verbringen bedeutet nicht, dass alle ständig im selben Raum sein möchten.

Häufige Fragen zur Arbeitsorganisation

Braucht jeder einen eigenen Schreibtisch?

Nicht zwingend. Das hängt von Aufenthaltsdauer und Arbeitsweise ab. Für längere Workations und konzentrierte Tätigkeiten werden gute individuelle Arbeitsplätze allerdings wichtiger.

Wie viele Callräume werden benötigt?

Das ergibt sich aus der maximalen Zahl paralleler Gespräche. Nicht jeder Call braucht einen eigenen Raum, aber mehrere gleichzeitig sprechende Personen sollten sich nicht gegenseitig stören.

Braucht eine Workation einen Meetingraum?

Nicht immer. Kleine Teams können mit einem geeigneten Gemeinschaftsbereich auskommen. Für größere gemeinsame Sessions oder Workshops ist ein echter Meetingraum sinnvoll.

Können Schlafzimmer als Callräume genutzt werden?

Im Einzelfall ja. Sie sollten aber nicht von vornherein als vollständiger Ersatz für eine geeignete Arbeitsinfrastruktur eingeplant werden.

Wie viel gemeinsames Programm sollte es geben?

So viel, wie zum Ziel der Workation passt. Der normale Arbeitsalltag sollte genügend Raum behalten.

Was ist bei großen Team-Workations besonders wichtig?

Vor allem belastbares WLAN, genügend Arbeitsbereiche, parallele Callmöglichkeiten, Meetingräume und eine Verpflegung, die für viele Personen gleichzeitig funktioniert.

Erst Arbeitsweise, dann Räume

Die zentrale Frage bei der Workation-Planung lautet nicht:

Wie viele Meetingräume hat die Location?

Sondern:

Wie arbeitet unser Team dort tatsächlich?

Erst daraus ergibt sich der Raumbedarf.

Arbeitsweise → parallele Tätigkeiten → Raumtypen → Internetanforderungen → Location

So vermeidet ihr sowohl unnötige Tagungsinfrastruktur als auch eine Unterkunft, in der zwar alle schlafen, aber nicht vernünftig arbeiten können.

Team-Workation Schritt für Schritt planen →

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