Locations mit Breakout-Räumen: Räume für parallele Workshops und Gruppenarbeit

Sobald ein Team während einer Tagung oder eines Offsites in kleineren Gruppen parallel arbeitet, reicht ein großer Meetingraum allein nicht mehr aus. Dann werden zusätzliche Räume oder klar getrennte Arbeitsbereiche benötigt.

Die entscheidende Frage lautet:

Wie viele Gruppen arbeiten maximal gleichzeitig?

Nicht die Gesamtzahl der Gruppen im Tagesverlauf bestimmt den Raumbedarf, sondern die höchste Zahl paralleler Sessions.

Wann braucht ihr Breakout-Räume?

Ein Team mit 40 Personen startet beispielsweise gemeinsam im Plenum und teilt sich anschließend in fünf Gruppen mit jeweils acht Personen.

Die Location braucht dann einen Meetingraum für 40 Personen und fünf gleichzeitig nutzbare Breakout-Bereiche.

Treffen sich die fünf Gruppen dagegen nacheinander, können Räume mehrfach genutzt werden. Deshalb sollte der Bedarf direkt aus der Agenda abgeleitet werden:

Agenda → maximale Zahl paralleler Gruppen → Gruppengröße → Arbeitsform → Ausstattung → Breakout-Räume

Meetingräume für Teams →

Was ist ein geeigneter Breakout-Raum?

Ein Breakout muss nicht zwingend ein klassischer Seminarraum sein. Auch Bibliotheken, Lounges oder separate Gemeinschaftsräume können hervorragend funktionieren.

Entscheidend ist, ob die Gruppe dort tatsächlich arbeiten kann.

Bei kurzen Gesprächen können informelle Bereiche ausreichen. Für intensive Workshops werden Tische, Stühle und Arbeitsflächen wichtiger. Bei Präsentationen kann ein Bildschirm sinnvoll sein. Für Videocalls werden zusätzlich gute Akustik und stabiles WLAN benötigt.

Besonders wichtig ist die räumliche Trennung.

Vier Sitzecken in derselben Lounge sind nicht automatisch vier Breakout-Räume.

Wenn mehrere Gruppen gleichzeitig diskutieren, müssen sie arbeiten können, ohne sich gegenseitig permanent zu stören.

Ein einfacher Praxistest lautet:

Können fünf Gruppen gleichzeitig sprechen, ohne dass die Gruppen daneben mithören oder gestört werden?

Worauf sollte man bei Breakout-Räumen achten?

Neben der Anzahl zählen vor allem Größe, Akustik und tatsächliche Verfügbarkeit.

Ein Raum, der morgens als Frühstücksraum und mittags als Restaurant benötigt wird, steht möglicherweise genau dann nicht zur Verfügung, wenn die Agenda eine Gruppenarbeit vorsieht. Auch verschiebbare Trennwände sind nur dann hilfreich, wenn daraus akustisch brauchbare Arbeitsbereiche entstehen.

Die Wege sollten ebenfalls nicht unterschätzt werden. Liegen Plenum und Breakouts weit auseinander oder sogar in verschiedenen Gebäuden, verlängert jeder Gruppenwechsel die Agenda.

Technisch müssen Breakouts nicht alle identisch ausgestattet sein. Für manche Gruppen reichen Tisch, Stühle und Flipchart, andere benötigen Bildschirm oder Videokonferenztechnik. Entscheidend ist das geplante Arbeitsformat.

Nicht die Zahl der Räume im Grundriss entscheidet, sondern ob sie gleichzeitig für eure Arbeitsform nutzbar sind.

Breakouts bei Offsites, Tagungen und Workations

Bei Workshop- und Strategie-Offsites gehören Breakouts häufig zum Kern des Formats. Themen werden zunächst gemeinsam bearbeitet, anschließend in kleineren Gruppen vertieft und danach wieder ins Plenum gebracht.

Workshop-Offsite →
Strategie-Offsite →

Bei Tagungen werden Breakout-Räume vor allem wichtig, wenn mehrere Sessions parallel stattfinden. Mit zunehmender Teilnehmerzahl kann die Zahl geeigneter Nebenräume deshalb wichtiger werden als die Größe des größten Saals.

Bei einer Workation ist die Situation etwas anders. Hier werden nicht zwingend klassische Workshopräume benötigt. Mehrere getrennte Bereiche können aber wichtig sein, damit kleinere Meetings, Videocalls und konzentrierte Arbeit gleichzeitig stattfinden können.

Ein Telefonraum für eine Person ist dabei kein Breakout für acht Personen – und ein großer offener Coworking-Bereich ersetzt nicht automatisch mehrere getrennte Arbeitsräume.

Arbeitsorganisation bei der Workation →

Beispiel: 40 Personen und fünf parallele Gruppen

Ein Team plant ein zweitägiges Offsite für 40 Personen. Vormittags arbeiten alle gemeinsam. Nachmittags entstehen fünf Gruppen mit jeweils acht Personen, bevor die Ergebnisse wieder gemeinsam präsentiert werden.

Benötigt werden damit:

Plenum für 40 Personen + fünf gleichzeitig nutzbare Breakout-Räume für jeweils acht Personen.

Sollen die Gruppen mit Laptops und Flipcharts arbeiten, sollte genau diese Nutzung geprüft werden. Fünf kleine Räume mit jeweils acht Sitzplätzen reichen nicht, wenn es dort keine geeigneten Arbeitsflächen gibt.

Eine konkrete Anfrage ist deshalb wesentlich hilfreicher als „mehrere Gruppenräume benötigt“.

Häufige Fragen zu Breakout-Räumen

Was ist ein Breakout-Raum?

Ein Breakout-Raum ist ein separater oder ausreichend abgegrenzter Arbeitsbereich für eine kleinere Gruppe, die parallel zu anderen Gruppen arbeitet.

Wie viele Breakout-Räume braucht man?

Das richtet sich nach der maximalen Zahl gleichzeitig arbeitender Gruppen. Fünf parallele Gruppen benötigen fünf geeignete Bereiche.

Müssen Breakout-Räume geschlossen sein?

Nicht grundsätzlich. Für informelle Gruppenarbeit können offene Bereiche funktionieren. Bei mehreren parallelen Diskussionen, vertraulichen Themen oder Videocalls sind getrennte Räume meist besser geeignet.

Können Lounges als Breakouts genutzt werden?

Ja, sofern sie zur benötigten Zeit verfügbar sind und Akustik, Größe und Möblierung zum Arbeitsformat passen.

Welche Ausstattung sollte ein Breakout-Raum haben?

Das hängt vom Format ab. Häufig genügen Tisch, Stühle, WLAN und Flipchart. Für andere Sessions können Bildschirm, Whiteboard oder Videokonferenztechnik erforderlich sein.

Braucht eine Workation Breakout-Räume?

Nicht zwingend klassische Breakouts. Mehrere getrennte Arbeitsbereiche sind aber wertvoll, wenn gleichzeitig Meetings, Videocalls und konzentrierte Arbeit stattfinden.

Breakout-Räume passend zur Agenda auswählen

Die wichtigste Information für die Location-Suche lautet nicht:

„Wir brauchen mehrere Breakout-Räume.“

Sondern beispielsweise:

„Wir sind 40 Personen und arbeiten nach dem Plenum gleichzeitig in fünf Gruppen mit jeweils acht Personen. Jede Gruppe benötigt einen eigenen Arbeitsbereich mit Tisch, WLAN und Flipchart.“

Damit wird der tatsächliche Bedarf sofort klar.

Agenda → parallele Gruppen → Gruppengröße → Arbeitsform → Ausstattung → Breakout-Räume

Location mit passenden Breakout-Räumen finden

Nennt uns Teilnehmerzahl, Größe des Plenums und die maximale Zahl der Gruppen, die gleichzeitig arbeiten sollen. Wir suchen Locations, deren Raumkonzept tatsächlich zu eurer Agenda passt.