Workshop-Offsite: Gemeinsam an einem Thema arbeiten und zu Ergebnissen kommen
Manche Aufgaben lassen sich im normalen Arbeitsalltag nur schwer lösen. Termine unterbrechen die Diskussion, Teilnehmende wechseln zwischen Meetings und wichtige Fragen werden immer wieder vertagt.
Ein Workshop-Offsite schafft dafür einen klar abgegrenzten Rahmen.
Ein Workshop-Offsite bringt ein Team außerhalb des normalen Arbeitsalltags zusammen, um konzentriert an einer konkreten Fragestellung zu arbeiten und gemeinsam zu Ergebnissen, Entscheidungen oder Lösungen zu kommen.
Entscheidend ist dabei nicht die Zahl der Workshops. Entscheidend ist das Ergebnis, das am Ende entstehen soll.
Mit einer konkreten Frage beginnen
„Wir möchten einen Workshop machen“ ist noch kein Ziel.
Vor der Planung sollte möglichst konkret formuliert werden, welche Frage das Team beantworten möchte.
Zum Beispiel:
- Wie soll unser neues Produktangebot aussehen?
- Wie können wir einen bestimmten Prozess verbessern?
- Welche Lösung verfolgen wir für ein konkretes Kundenproblem?
- Wie organisieren wir künftig die Zusammenarbeit zwischen zwei Bereichen?
Je klarer die Frage, desto leichter lassen sich Teilnehmende, Methoden, Agenda und Location bestimmen.
Erst das gewünschte Ergebnis definieren. Dann Workshop und Location darum bauen.
Wer muss wirklich dabei sein?
Die Teilnehmerzahl sollte sich aus der Aufgabe ergeben.
Benötigt werden Menschen, die relevantes Wissen besitzen, unterschiedliche Perspektiven einbringen oder später Entscheidungen treffen und Ergebnisse umsetzen müssen.
Eine größere Gruppe bringt nicht automatisch bessere Ergebnisse. Gleichzeitig kann eine zu kleine Runde wichtige Sichtweisen ausschließen.
Gerade bei größeren Workshops sollte deshalb überlegt werden, welche Phasen mit allen stattfinden und wann kleinere Gruppen sinnvoller sind.
Vom Problem zur Umsetzung
Für viele Workshop-Offsites eignet sich eine einfache Dramaturgie:
Verstehen → Öffnen → Verdichten → Entscheiden → Umsetzen
Zunächst entwickelt das Team ein gemeinsames Verständnis der Fragestellung. Danach werden unterschiedliche Perspektiven und Lösungsansätze zugelassen.
Anschließend werden Ergebnisse gebündelt und priorisiert. Aus den verbliebenen Optionen entstehen Entscheidungen oder konkrete Lösungen.
Zum Schluss wird festgelegt, was daraus folgt:
Wer übernimmt was? Bis wann? Was ist der nächste Schritt?
So endet der Workshop nicht mit einer Wand voller Post-its, sondern mit einem verwertbaren Ergebnis.
Plenum und Kleingruppen kombinieren
Bei vielen Workshop-Offsites ist der Wechsel zwischen gemeinsamer und paralleler Arbeit sinnvoll.
Ein Team mit 32 Personen könnte beispielsweise gemeinsam starten, anschließend in vier Gruppen arbeiten und danach die Ergebnisse wieder im Plenum zusammenführen.
Daraus folgt unmittelbar der Raumbedarf:
ein Plenum + vier gleichzeitig nutzbare Breakout-Räume.
Die Breakouts sollten dabei tatsächlich zum Arbeiten geeignet sein. Vier Tische in derselben Lobby sind bei intensiven Diskussionen kein Ersatz für vier getrennte Arbeitsbereiche.
Ziel → Teilnehmende → Arbeitsformat → Agenda → Raumbedarf → Location
Der Workshopraum muss zur Methode passen
Nicht jeder Workshop benötigt einen klassischen Konferenzraum.
Für Präsentationen und gemeinsame Diskussionen kann eine übliche Bestuhlung funktionieren. Bei kreativer oder kollaborativer Arbeit können dagegen flexible Möbel, freie Wandflächen, Whiteboards oder ausreichend Platz zum Bewegen wichtiger sein.
Deshalb sollte bei der Location-Suche nicht nur gefragt werden:
Wie viele Personen passen in den Raum?
Sondern:
Können wir dort so arbeiten, wie es unser Workshop erfordert?
Ein Raum für 40 Personen kann bei Theaterbestuhlung ausreichend groß und für Gruppenarbeit trotzdem völlig ungeeignet sein.
Ein Workshop-Offsite braucht nicht möglichst viele Workshops
Der Begriff verleitet leicht dazu, mehrere Workshops hintereinander zu planen.
Das ist selten notwendig.
Ein Workshop-Offsite kann sich zwei Tage lang mit einer einzigen wichtigen Fragestellung beschäftigen. Unterschiedliche Arbeitsphasen dienen dann demselben Ziel.
Gerade komplexe Themen profitieren davon, wenn zwischen Analyse, Ideenentwicklung und Entscheidung Pausen liegen.
Ein volles Programm ist deshalb nicht automatisch ein produktives Programm.
Welche Location passt?
Für ein Workshop-Offsite zählen vor allem funktionierende Arbeitsräume, kurze Wege und eine Umgebung, in der das Team möglichst ungestört arbeiten kann.
Bei kleineren Gruppen kann eine Exklusivlocation besonders interessant sein. Arbeitsräume, Essen und gemeinsame Abende lassen sich flexibel verbinden und das Team bleibt unter sich.
Bei größeren Gruppen oder komplexeren Raumkonzepten kann ein professionelles Tagungshotel Vorteile bieten.
Tagungshotel vs. Exklusivlocation →
Die besondere Umgebung bleibt ein Plus. Ein Haus am See, in den Bergen oder am Meer kann Abstand zum Alltag schaffen – sollte aber erst ausgewählt werden, wenn die funktionalen Anforderungen erfüllt sind.
Verpflegung sollte den Arbeitsfluss unterstützen
Bei einem intensiven Workshop ist eine zweistündige Mittagspause mit Restaurantfahrt selten ideal.
Verpflegung vor Ort kann deshalb einen echten organisatorischen Vorteil bieten.
Für konzentrierte Workshop-Offsites eignet sich häufig Vollpension oder eine vergleichbare Versorgung. Bei weniger dichter Agenda kann Halbpension mehr Flexibilität schaffen.
Bei kleinen Teams kann auch Selbstversorgung funktionieren. Dann sollte gemeinsames Kochen allerdings bewusst Teil des Konzepts sein und nicht überraschend zusätzliche Arbeit verursachen.
Beispiel: Workshop-Offsite mit 28 Personen
Ein Team möchte innerhalb von zwei Tagen einen neuen internen Prozess entwickeln.
Am ersten Vormittag werden Probleme und Anforderungen gemeinsam geklärt. Danach arbeiten vier Gruppen an unterschiedlichen Lösungsansätzen.
Am Nachmittag werden die Ergebnisse zusammengeführt und weiterentwickelt.
Der zweite Tag dient der Bewertung, Entscheidung und konkreten Ausgestaltung des neuen Prozesses. Zum Abschluss werden Verantwortlichkeiten und nächste Schritte festgelegt.
Gesucht wird deshalb keine beliebige Unterkunft für 28 Personen, sondern:
28 Personen, zwei Nächte, 28 Einzelzimmer, Plenum für alle, vier parallele Breakouts, flexible Workshopflächen, Präsentationstechnik, Vollverpflegung und ein gemeinsamer Bereich für den Abend.
Damit lässt sich gezielt nach einer Location suchen, die den Workshop tatsächlich unterstützt.
Workshop-Offsite oder Strategie-Offsite?
Die Formate können sich überschneiden.
Beim Workshop-Offsite steht eine konkrete Fragestellung und deren strukturierte Bearbeitung im Vordergrund.
Ein Strategie-Offsite beschäftigt sich dagegen stärker mit Richtung, Prioritäten und strategischen Entscheidungen.
Ein Strategie-Offsite kann deshalb mehrere Workshop-Phasen enthalten. Trotzdem bleibt sein übergeordnetes Ziel strategisch.
Workshop-Offsite oder Workation?
Auch eine Workation kann einen Workshop enthalten.
Der Unterschied liegt im Schwerpunkt.
Arbeitet das Team den größten Teil des Aufenthalts normal weiter und führt beispielsweise am Mittwochvormittag einen gemeinsamen Workshop durch, bleibt es eine Workation.
Ist der gesamte Aufenthalt darauf ausgerichtet, gemeinsam an einer Fragestellung zu arbeiten, handelt es sich eher um ein Workshop-Offsite.
Häufige Fehler
Ein typischer Fehler ist, die Methode vor das Ziel zu stellen: Es werden Kreativtechniken, Gruppenübungen und Moderationsformate geplant, bevor klar ist, welches Ergebnis überhaupt benötigt wird.
Ebenso problematisch ist eine ungeeignete Location. Wenn fünf Gruppen parallel arbeiten sollen, aber nur ein großer Raum vorhanden ist, hilft auch die beste Moderation wenig.
Weitere klassische Probleme sind zu viele Themen, zu lange Präsentationen und zu wenig Zeit für Entscheidungen.
Ein guter Workshop produziert deshalb nicht möglichst viele Ergebnisse.
Er produziert die richtigen Ergebnisse in einer Form, mit der anschließend weitergearbeitet werden kann.
Häufige Fragen zum Workshop-Offsite
Was ist ein Workshop-Offsite?
Ein Workshop-Offsite ist ein Treffen außerhalb des normalen Arbeitsalltags, bei dem ein Team konzentriert an einer konkreten Fragestellung arbeitet.
Wie lange sollte es dauern?
Das hängt von Komplexität, Teilnehmerzahl und gewünschtem Ergebnis ab. Eine klar begrenzte Frage kann an einem Tag bearbeitet werden, komplexere Aufgaben können mehrere Arbeitsphasen benötigen.
Wie viele Breakout-Räume braucht man?
So viele, wie Gruppen maximal gleichzeitig getrennt arbeiten. Vier parallele Gruppen benötigen entsprechend vier geeignete Arbeitsbereiche.
Braucht man einen professionellen Moderator?
Nicht zwingend. Bei komplexen Fragestellungen, größeren Gruppen oder schwierigen Diskussionen kann externe Moderation jedoch hilfreich sein.
Welche Bestuhlung ist geeignet?
Das hängt von der Arbeitsmethode ab. Flexible Workshopformate benötigen häufig beweglichere Räume als klassische Präsentationen.
Muss ein Rahmenprogramm dazugehören?
Nein. Gemeinsames Essen und freie Zeit können vollkommen ausreichen.
Was sollte am Ende eines Workshop-Offsites feststehen?
Das konkrete Ergebnis der Fragestellung sowie – soweit relevant – Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte.
Vom Workshop zum Ergebnis
Ein gutes Workshop-Offsite beginnt nicht mit Moderationskarten, Methoden oder der Suche nach einem außergewöhnlichen Seminarraum.
Es beginnt mit einer Frage:
Was soll nach diesen gemeinsamen Tagen geklärt, entschieden oder entwickelt sein?
Danach folgt:
Ziel → Teilnehmende → Arbeitsformat → Agenda → Raumbedarf → Location
Und innerhalb des Workshops:
Verstehen → Öffnen → Verdichten → Entscheiden → Umsetzen
So wird aus gemeinsamer Zeit nicht nur ein guter Workshop, sondern ein Ergebnis, mit dem das Team anschließend weiterarbeiten kann.
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