Meetingräume für Teams: Locations mit passenden Räumen für Tagungen, Offsites und Workations

Ein Meetingraum muss nicht nur groß genug sein. Er muss zu dem passen, was euer Team darin tun möchte.

Eine Präsentation für 40 Personen stellt andere Anforderungen als ein Workshop mit derselben Gruppe. Bei einer Workation wiederum können mehrere kleinere Arbeitsbereiche wichtiger sein als ein großer Konferenzraum.

Die Personenzahl ist nur der Anfang der Raumplanung.

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Welchen Meetingraum braucht euer Team?

Bevor ihr nach einem Raum sucht, sollte das Arbeitsformat feststehen.

Wie viele Personen arbeiten gemeinsam? Wird hauptsächlich präsentiert oder an Tischen gearbeitet? Gibt es Workshops? Wie viele Gruppen arbeiten gleichzeitig? Werden Videocalls oder hybride Meetings stattfinden?

Daraus ergibt sich der tatsächliche Bedarf:

Teilnehmende → Agenda → Arbeitsweise → Bestuhlung → Plenum → Breakouts → Technik → Meetingraum

Ein Raum für 50 Personen kann für einen Vortrag ideal und für einen Workshop mit 40 Personen bereits zu klein sein.

Kapazität ist nicht gleich Kapazität

Angaben wie „Tagungsraum für bis zu 60 Personen“ sollten immer zusammen mit der Bestuhlungsform betrachtet werden.

In Reihenbestuhlung passen meist mehr Menschen in einen Raum als bei parlamentarischer Bestuhlung mit Tischen. Für Workshop-Inseln oder einen großen gemeinsamen Arbeitstisch wird wiederum mehr Fläche benötigt.

Statt nur nach einem „Meetingraum für 40 Personen“ zu fragen, ist deshalb eine Beschreibung wie diese aussagekräftiger:

Meetingraum für 40 Personen in parlamentarischer Bestuhlung. Alle Teilnehmenden benötigen Tischfläche für Laptop und Unterlagen.

Teilnehmerkapazität ohne Bestuhlungsform und Arbeitsformat ist nur bedingt aussagekräftig.

Plenum und Breakout-Räume zusammen planen

Viele Tagungen und Offsites wechseln zwischen gemeinsamer Arbeit und kleineren Gruppen.

Arbeiten beispielsweise 36 Personen zunächst gemeinsam und anschließend in sechs Gruppen, braucht die Location:

ein Plenum für 36 Personen + sechs gleichzeitig nutzbare Breakout-Bereiche.

Dabei zählt die maximale Zahl der parallel arbeitenden Gruppen. Vier Sofaecken in derselben Lounge sind nicht automatisch vier geeignete Breakouts – insbesondere dann nicht, wenn mehrere Gruppen gleichzeitig intensiv diskutieren.

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Der anspruchsvollste Programmpunkt entscheidet

Ein häufiger Fehler besteht darin, den Meetingraum nur für die gemeinsame Eröffnung zu prüfen.

Vielleicht passen 50 Personen problemlos hinein. Wenn am Nachmittag jedoch Tische umgestellt, Workshop-Inseln aufgebaut oder zusätzliche Arbeitsflächen benötigt werden, sieht es anders aus.

Prüft den Meetingraum für den Programmpunkt mit dem größten Platzbedarf – nicht nur für die Eröffnung.

Deshalb sollte zumindest eine grobe Agenda stehen, bevor der Raum ausgewählt wird.

Welche Technik wird benötigt?

Auch die Technik ergibt sich aus dem Arbeitsformat.

Für kleinere Meetings können Bildschirm oder Projektor, WLAN und Moderationsmaterial genügen. Bei größeren Tagungen können Mikrofone, Beschallung, große Screens oder technische Betreuung erforderlich sein.

Werden externe Personen zugeschaltet, kommen Kamera, Mikrofonierung und eine zuverlässige Internetverbindung hinzu.

Bei Workations ist die Internetanforderung nochmals anders. Wenn 30 Personen gleichzeitig arbeiten und mehrere Videocalls führen, reicht es nicht, dass im Meetingraum grundsätzlich WLAN vorhanden ist.

Die Internetanforderung ergibt sich aus der Arbeitsweise – nicht nur aus der Teilnehmerzahl.

Meetingräume für Tagungen, Offsites und Workations

Bei einer Tagung stehen häufig Plenum, Bestuhlung, Präsentationstechnik und parallele Sessions im Vordergrund.

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Bei einem Offsite ergibt sich der Raumbedarf stärker aus dem Ziel. Ein Workshop- oder Strategie-Offsite benötigt häufig flexible Arbeitsflächen und mehrere Breakouts.

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Bei einer Workation läuft dagegen der normale Arbeitsalltag weiter. Neben gemeinsamen Meetings müssen individuelle Arbeit, kleinere Gespräche und parallele Videocalls möglich sein.

Arbeitsorganisation bei der Workation →

Eine Location kann deshalb für eine Tagung hervorragend funktionieren und für eine Workation derselben Gruppengröße ungeeignet sein.

Raumfunktion vor Raumfoto

Tageslicht, Design und Aussicht können einen Meetingraum besonders machen. Sie sollten aber erst dann entscheiden, wenn die Funktion stimmt.

Ein beeindruckender Raum mit Bergblick bringt wenig, wenn die Hälfte des Teams den Bildschirm schlecht sieht, die Akustik nicht funktioniert oder für die geplante Gruppenarbeit kein Platz vorhanden ist.

Auch feste Möbel, Säulen oder ungewöhnliche Raumformen können die tatsächliche Nutzung einschränken.

Raumfunktion vor Raumfoto.

Erst wenn der Raum zum Arbeitsformat passt, werden Atmosphäre und Umgebung zum echten Vorteil.

Beispiel: Offsite mit 40 Personen

Ein Team plant ein zweitägiges Offsite. Vormittags arbeiten alle gemeinsam, nachmittags entstehen fünf Gruppen mit jeweils acht Personen.

Gesucht wird deshalb nicht einfach ein „Tagungsraum für 40 Personen“, sondern:

40 Personen, Plenum für alle in parlamentarischer Bestuhlung, fünf gleichzeitig nutzbare Breakouts für jeweils acht Personen, Bildschirm, Moderationsmaterial und stabiles WLAN.

Mit dieser Beschreibung lässt sich wesentlich zuverlässiger prüfen, welche Locations wirklich geeignet sind.

Häufige Fragen zu Meetingräumen

Wie groß sollte ein Meetingraum sein?

Das hängt von Teilnehmerzahl, Bestuhlung und Arbeitsformat ab. Für einen Workshop wird meist mehr nutzbare Fläche benötigt als für eine Präsentation in Reihenbestuhlung.

Welche Bestuhlung eignet sich am besten?

Das richtet sich nach dem Programm. Präsentationen, Diskussionen und Workshops können unterschiedliche Bestuhlungsformen erfordern.

Wie viele Breakout-Räume braucht ein Team?

So viele, wie Gruppen maximal gleichzeitig getrennt arbeiten. Bei fünf parallelen Gruppen werden fünf geeignete Breakout-Bereiche benötigt.

Reicht ein großer Meetingraum für ein Offsite?

Nur wenn das Team während des gesamten Programms gemeinsam arbeitet. Sobald parallele Gruppen vorgesehen sind, werden zusätzliche Arbeitsbereiche wichtig.

Was braucht eine Workation zusätzlich?

Vor allem ausreichend Arbeitsplätze, stabiles WLAN und Bereiche für parallele Meetings und Videocalls.

Was sollte bei der Location-Suche zuerst geprüft werden?

Arbeitsformat, Bestuhlung, Plenum und Breakout-Bedarf. Erst danach sollten Ausstattung, Design und besondere Lage entscheiden.

Den Meetingraum vom Arbeitsformat aus denken

Statt:

„Wir brauchen einen Meetingraum für 40 Personen.“

ist diese Information für die Suche wesentlich hilfreicher:

„Wir sind 40 Personen. Vormittags arbeiten alle gemeinsam an Tischen, nachmittags teilen wir uns in fünf Gruppen. Anschließend kommen alle wieder im Plenum zusammen.“

Daraus entstehen die Anforderungen fast automatisch:

Teilnehmende → Agenda → Arbeitsweise → Bestuhlung → Plenum → Breakouts → Technik → Meetingraum

So findet ihr nicht nur einen Raum mit ausreichender Kapazität, sondern eine Location, in der euer tatsächliches Arbeitsformat funktioniert.

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Oder nennt uns Termin, Teilnehmerzahl, Bestuhlung, benötigte Breakouts und weitere Anforderungen. Wir suchen passende Locations und vergleichen die Angebote für euch.