Tagung planen: Von Teilnehmerzahl und Agenda zur passenden Location

Eine Tagung zu planen bedeutet, viele einzelne Anforderungen so zusammenzubringen, dass am Veranstaltungstag alles ineinandergreift.

Wie viele Personen nehmen teil?
Wer reist von wo an?
Braucht ihr Übernachtungen?
Wie groß muss das Plenum sein?
Welche Bestuhlung wird benötigt?
Gibt es Workshops oder parallele Sessions?
Wie viele Breakout-Räume braucht ihr?
Welche Technik muss vorhanden sein?
Wann finden Pausen und Mahlzeiten statt?

Und welche Location kann diesen Ablauf tatsächlich abbilden?

Eine gute Tagungsplanung übersetzt das geplante Programm in konkrete Anforderungen an Räume, Technik, Verpflegung, Übernachtung und Logistik.

Deshalb sollte die Suche nach einem Tagungshotel nicht der erste Schritt sein.

Die sinnvollere Reihenfolge lautet:

Ziel → Teilnehmende → Programm → Raumkonzept → Technik → Verpflegung → Übernachtung → Anreise → Location

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1. Ziel der Tagung festlegen

Bevor Räume angefragt werden, sollte klar sein, warum die Tagung stattfindet.

Zum Beispiel: Mitarbeitende informieren, Führungskräfte zusammenbringen, Wissen vermitteln, Ergebnisse präsentieren, eine Veränderung begleiten, mehrere Bereiche miteinander vernetzen, Workshops durchführen oder Entscheidungen vorbereiten.

Das Ziel beeinflusst das gesamte Veranstaltungsformat.

Eine Führungskräftetagung mit intensiven Diskussionen braucht andere Räume als eine Vertriebstagung mit 120 Personen und vielen Präsentationen.

2. Teilnehmerzahl möglichst realistisch bestimmen

Für die Locationsuche gehört die Teilnehmerzahl zu den wichtigsten Angaben.

Dabei sollte zwischen verschiedenen Zahlen unterschieden werden:

Wie viele Personen werden eingeladen?
Wie viele werden voraussichtlich teilnehmen?
Wie viele benötigen ein Zimmer?
Wie viele nehmen am Abendessen teil?
Gibt es Tagesgäste?
Kommen Referenten oder externe Moderatoren hinzu?
Nehmen einzelne Personen nur an bestimmten Programmpunkten teil?

80 Teilnehmende bedeuten nicht automatisch 80 Übernachtungsgäste und 80 Personen bei jedem Programmpunkt.

Je genauer diese Zahlen bekannt sind, desto präziser können Angebote eingeholt werden.

3. Tagesveranstaltung oder Tagung mit Übernachtung?

Eine der ersten organisatorischen Entscheidungen betrifft die Übernachtung.

Eine Tagesveranstaltung kann sinnvoll sein, wenn:

die meisten Teilnehmenden aus derselben Region kommen,
die Anreise kurz ist,
das Programm an einem Tag abgeschlossen werden kann
und kein gemeinsamer Abend vorgesehen ist.
Eine Übernachtung wird interessanter, wenn:
viele Personen weiter anreisen,
das Programm über zwei Tage verteilt werden soll,
ein gemeinsamer Abend wichtig ist
oder informeller Austausch bewusst Teil der Veranstaltung sein soll.

4. Zimmerbedarf richtig ermitteln

Sobald übernachtet wird, reicht die Angabe der Teilnehmerzahl nicht mehr.

Benötigt werden beispielsweise: 45 Einzelzimmer, 3 Doppelzimmer und 6 Personen ohne Übernachtung.

Gerade bei geschäftlichen Veranstaltungen sollte Einzelbelegung früh geprüft werden.

50 Betten sind nicht automatisch 50 Einzelzimmer.

Eine Unterkunft kann 50 Personen beherbergen und trotzdem nur 30 separate Zimmer besitzen.

5. An- und Abreisetage festlegen

Bei einer mehrtägigen Tagung sollte der Ablauf nicht erst mit dem ersten Vortrag beginnen.

Auch die Anreise gehört zur Planung.

Fragt:

Wann können die Teilnehmenden realistisch eintreffen?
Wann ist Check-in möglich?
Soll die Tagung direkt nach der Ankunft beginnen?
Gibt es vorher Mittagessen oder Kaffee?
Wann endet das Programm am letzten Tag?
Müssen Teilnehmende anschließend noch mehrere Stunden zurückreisen?

Eine Veranstaltung, die um 09:00 Uhr beginnt, kann für Teilnehmende mit dreistündiger Anreise eine zusätzliche Vorübernachtung erforderlich machen.

6. Agenda zunächst grob erstellen

Bevor eine Location gesucht wird, braucht es noch keinen minutengenauen Ablauf.

Aber die Grundstruktur sollte stehen.

Zum Beispiel:

Tag 2

Frühstück
Plenum
zwei parallele Sessions
Kaffeepause
Abschluss
Mittagessen
Abreise

Aus dieser einfachen Struktur lässt sich bereits ein wesentlicher Teil des Raumbedarfs ableiten.

7. Vom Programm zum Raumkonzept

Das ist einer der wichtigsten Schritte der Tagungsplanung.

Nicht:

„Wir brauchen einen Tagungsraum für 60 Personen.“

Sondern:

„Wir benötigen ein Plenum für 60 Personen und am Nachmittag vier Räume für jeweils etwa 15 Personen.“

Denn die Teilnehmerzahl allein sagt wenig darüber aus, welche Location geeignet ist.

Ein Hotel kann einen hervorragenden Saal für 100 Personen besitzen und trotzdem ungeeignet sein, wenn anschließend sechs Gruppen parallel arbeiten sollen.

8. Das Plenum planen

Im Plenum kommen alle Teilnehmenden zusammen.

Dort können beispielsweise stattfinden: Begrüßung, Präsentationen, Keynotes, Diskussionen, Podien, Ergebnisvorstellungen und Abschluss.

Für die Locationsuche sollte möglichst bekannt sein:

Wie viele Personen sitzen im Raum?

Welche Bestuhlung wird gewünscht?
Gibt es eine Bühne?
Braucht ihr Rednerpult oder Moderationsfläche?
Wie groß muss die Präsentationsfläche sein?
Werden Mikrofone benötigt?
Soll der Raum während der gesamten Tagung exklusiv verfügbar sein?

Locations mit Meetingräumen →

9. Die richtige Bestuhlung wählen

Die Bestuhlung beeinflusst den Platzbedarf erheblich.

Theaterbestuhlung

Viele Personen können auf vergleichsweise kompakter Fläche sitzen.

Gut geeignet für: Vorträge, Präsentationen, Keynotes und größere Plenumsveranstaltungen.

Weniger geeignet für längere aktive Arbeitsphasen.

Parlamentarische Bestuhlung

Die Teilnehmenden sitzen an Tischen mit Blick nach vorne.

Geeignet, wenn: Notizen, Laptops, Unterlagen oder längere Arbeitsphasen

Teil der Veranstaltung sind.

U-Form

Interessant für kleinere Gruppen mit viel Diskussion.

Block

Alle sitzen gemeinsam an einem großen Tisch.

Geeignet für:

kleinere Führungskräftetagungen, Diskussionen und Entscheidungsrunden.

Gruppentische

Sinnvoll, wenn bereits während des Plenums regelmäßig in kleineren Gruppen gearbeitet werden soll.

Die maximale Raumkapazität eines Hotels ist ohne Angabe der Bestuhlungsform nur begrenzt aussagekräftig.

10. Breakout-Räume früh einplanen

Breakouts sind einer der Punkte, an denen die Locationsuche häufig schwieriger wird.

Beispiel:

Eine Tagung hat 80 Teilnehmende.

Am Nachmittag sollen acht Gruppen mit jeweils zehn Personen parallel arbeiten.

Dann werden nicht nur benötigt:

1 × Plenum für 80

sondern zusätzlich:

8 × geeignete Arbeitsbereiche für jeweils etwa 10 Personen.

Diese Räume sollten zur geplanten Arbeit passen.

Ein Sofa in der Hotellobby ist nicht automatisch ein Breakout-Raum.

Locations mit Breakout-Räumen →

11. Prüfen, ob Breakouts wirklich separate Räume sein müssen

Nicht jede Gruppenarbeit braucht einen vollständig geschlossenen Seminarraum.

Für kurze Aufgaben können möglicherweise funktionieren:

Lounge-Bereiche, Nebenräume, Terrassen, Bibliotheken, kleine Besprechungsbereiche oder ausreichend weit voneinander entfernte Gruppen im selben großen Raum.

Bei:

vertraulichen Gesprächen, längeren Workshops, lauten Diskussionen, Videozuschaltungen

oder parallelen Präsentationen sind separate Räume dagegen wesentlich wichtiger.

12. Raumwechsel berücksichtigen

Auf dem Papier sieht eine Agenda manchmal einfach aus:

10:00 Plenum.
11:00 sechs Workshops.
12:00 wieder Plenum.
In der Praxis müssen 100 Personen:
ihre Sachen zusammenpacken,
den richtigen Raum finden,
sich neu setzen
und anschließend wieder zurückkehren.

Je größer die Veranstaltung, desto mehr Zeit brauchen solche Übergänge.

Deshalb sollte das Raumkonzept auch kurze Wege berücksichtigen.

13. Technikbedarf definieren

Nicht jede Tagung braucht aufwendige Veranstaltungstechnik.

Aber die notwendigen Komponenten sollten vor der Buchung bekannt sein.

Möglicherweise benötigt ihr:

Bildschirm oder Beamer,
Leinwand,
Präsentationsrechner,
HDMI- oder USB-C-Anschlüsse,
Klicker,
Mikrofone,
Headsets,
Beschallung,
Bühnenlicht,
Kameras,
Videokonferenztechnik
oder Streaming.

Bei größeren Veranstaltungen sollte außerdem geklärt werden:

Wer baut die Technik auf?
Wer betreut sie während der Veranstaltung?
Ist technisches Personal vor Ort?
Welche Leistungen sind im Angebot enthalten?

14. Mikrofone nicht erst am Veranstaltungstag entdecken

Bei zwölf Personen braucht es normalerweise kein Mikrofon.

Bei 80 oder 150 Personen sieht das anders aus.

Je nach Programm können erforderlich sein: Handmikrofone, Headsets, Ansteckmikrofone oder zusätzliche Mikrofone für Publikumsfragen.

Auch die Akustik des Raumes spielt eine Rolle.

Ein optisch beeindruckender Saal kann für eine sprachlastige Veranstaltung ungeeignet sein, wenn der Nachhall zu stark ist.

15. Präsentationsflächen prüfen

„Beamer vorhanden“ beantwortet noch nicht alle Fragen.

Relevant können sein:

Größe der Leinwand,
Helligkeit,
Sichtbarkeit von den hinteren Reihen,
Auflösung,
Verdunkelungsmöglichkeiten,
Position der Präsentierenden
und mehrere Bildschirme bei sehr breiten Räumen.

Bei einer Tagung mit vielen Präsentationen sollte das vorab geprüft werden.

16. WLAN und Internetbedarf

Auch eine Präsenzveranstaltung benötigt häufig stabiles Internet.

Zum Beispiel für:

Cloud-Präsentationen,
Live-Abstimmungen,
digitale Workshoptools,
Videokonferenzen,
externe Referenten
oder hybride Teilnehmende.

Je größer die Gruppe, desto weniger hilfreich ist die Aussage:

„WLAN ist vorhanden.“

Entscheidend ist, ob die Infrastruktur zur tatsächlichen Nutzung passt.

17. Hybride Teilnahme früh entscheiden

Einzelne zugeschaltete Personen verändern die technischen Anforderungen erheblich.

Fragt deshalb früh:

Wer nimmt remote teil?
Nur ein Referent?
Einzelne Mitarbeitende?
Oder ein größerer Teil des Publikums?
Sollen Remote-Teilnehmende lediglich zuhören?
Oder aktiv diskutieren und an Workshops teilnehmen?

Davon hängen:

Kameras, Mikrofone, Lautsprecher, Bildschirme, Internet und Moderation ab.

18. Verpflegung entlang der Agenda planen

Verpflegung sollte nicht unabhängig vom Programm gebucht werden.

Eine typische Tagung kann beispielsweise benötigen:

Begrüßungskaffee, Kaffeepause am Vormittag, Mittagessen, Nachmittagskaffee, Abendessen und Frühstück.

Dabei ist nicht nur wichtig, was angeboten wird.

Sondern auch:wo, wann und wie lange.

19. Mittagessen: Buffet oder Menü?

Ein Drei-Gänge-Menü kann angenehm sein.

Bei einer straffen Agenda kann es aber deutlich länger dauern als ein Buffet.

Umgekehrt kann ein Buffet für eine kleine Führungskräftetagung unnötig wirken.

Die Verpflegungsform sollte deshalb zum: Zeitplan, Teilnehmerkreis und Charakter der Veranstaltung passen.

20. Kaffeepausen realistisch dimensionieren

Eine 15-minütige Kaffeepause funktioniert bei 15 Personen anders als bei 150.

Wenn alle gleichzeitig: Kaffee holen, zur Toilette gehen, telefonieren und miteinander sprechen, braucht eine größere Gruppe mehr Zeit.

Auch Anzahl und Position der Kaffeestationen können relevant werden.

21. Besondere Ernährungsanforderungen abfragen

Vor der Veranstaltung sollten beispielsweise erfasst werden:

vegetarische Ernährung, vegane Ernährung, Allergien, Unverträglichkeiten und weitere relevante Ernährungsanforderungen.

Die Informationen sollten rechtzeitig an die Location weitergegeben werden.

22. Tagungspauschalen genau vergleichen

Tagungshotels bieten häufig Pauschalen an.

Darin können beispielsweise enthalten sein:

Tagungsraum,
Standardtechnik,
Tagungsgetränke,
Kaffeepausen
und Mittagessen.

Aber die Inhalte unterscheiden sich.

Deshalb sollte nicht nur der Preis der Pauschale verglichen werden.

Prüft:

Ist der Hauptraum enthalten?
Sind Breakouts enthalten?
Welche Technik?
Welche Getränke?
Wie viele Kaffeepausen?
Mittagessen?
Abendessen?
Parken?
WLAN?
Raummiete am Auf- oder Abbautag?

Vergleichbar werden Angebote erst, wenn die enthaltenen Leistungen vergleichbar sind.

23. Abendprogramm festlegen

Bei einer Tagung mit Übernachtung stellt sich die Frage:

Was passiert nach dem offiziellen Programm?

Möglichkeiten sind:

gemeinsames Abendessen,
Restaurant,
Bar,
Grillen,
Teamevent,
kleine Aktivität
oder einfach freie Zeit.

Nicht jede Veranstaltung braucht ein organisiertes Abendprogramm.

Gerade nach einem langen Tag kann ein gemeinsames Dinner vollkommen ausreichen.

Ideen für Teamevents →

24. Anreise analysieren

Für eine Tagung mit vielen Personen kann die Erreichbarkeit entscheidender sein als ein besonders spektakulärer Standort.

Erfasst möglichst früh die Ausgangsorte.

Dann lässt sich prüfen:

Welche Bahnverbindungen bestehen?
Welche Autobahnen?
Wie weit ist der nächste Bahnhof?
Wie funktioniert der letzte Transfer?
Gibt es ausreichend Parkplätze?
Werden Shuttlebusse benötigt?
Welcher Flughafen ist für internationale Teilnehmende relevant?

25. Bahnreisende mitdenken

„15 Minuten vom Hauptbahnhof“ ist etwas anderes als: „15 Minuten mit dem Auto vom Hauptbahnhof.“

Wenn viele Personen per Bahn reisen, kann der letzte Abschnitt entscheidend sein.

Möglicherweise benötigt ihr:

öffentlichen Nahverkehr,
Taxi,
Hotelshuttle
oder organisierten Bustransfer.

26. Parkplätze prüfen

Bei Veranstaltungen mit vielen Autofahrern sollte geklärt werden:

Wie viele Parkplätze gibt es?
Sind sie kostenlos?
Gibt es Ladepunkte?
Müssen Plätze reserviert werden?
Gibt es Busparkplätze?

Ein Hotel mit 120 Zimmern besitzt nicht zwangsläufig 120 verfügbare Parkplätze für eure Veranstaltung.

27. Check-in und Gepäck organisieren

Bei einer typischen zweitägigen Tagung kommen die Gäste möglicherweise um 10 Uhr an.

Die Hotelzimmer sind aber erst am Nachmittag verfügbar. Dann braucht es eine Lösung für das Gepäck.

Ebenso am Abreisetag: Check-out vielleicht am Vormittag. Tagungsende erst nach dem Mittagessen.

Solche kleinen organisatorischen Fragen beeinflussen den Ablauf stärker, als man bei der ersten Locationsuche vermutet.

28. Aufbauzeit berücksichtigen

Bei größeren Tagungen kann die Location bereits vor dem eigentlichen Veranstaltungsbeginn benötigt werden.

Zum Beispiel für:

Technikaufbau,
Bühne,
Branding,
Beschilderung,
Registrierung,
Give-aways,
Namensschilder
oder Generalprobe.

Dann muss geprüft werden, wann der Raum am Vortag verfügbar ist und welche zusätzlichen Kosten entstehen.

29. Registrierung und Empfang

Bei 15 Personen ist eine Registrierung kaum notwendig.

Bei 150 möglicherweise schon.

Dann braucht ihr eventuell:

Empfangstisch,
Namensschilder,
Teilnehmerlisten,
Garderobe,
Materialausgabe

und jemanden, der die Gäste begrüßt.

Auch dafür muss die Location geeignete Flächen besitzen.

30. Orientierung in der Location

Bei mehreren parallelen Räumen sollten Teilnehmende schnell verstehen:

Wo ist das Plenum?
Wo ist Workshop A?
Wo findet das Mittagessen statt?
Wo sind Toiletten?
Wo ist der Treffpunkt am Abend?

Bei größeren Locations können: Beschilderung, Raumpläne und Informationen in der Veranstaltungs-App oder Teilnehmermail helfen.

31. Barrierefreiheit prüfen

Je nach Teilnehmerkreis sollte geklärt werden:

Sind alle relevanten Räume stufenlos erreichbar?
Gibt es Aufzüge?
Sind barrierearme oder barrierefreie Zimmer verfügbar?
Wie weit sind die Wege?
Sind Sanitäranlagen entsprechend zugänglich?

Auch geplante Aktivitäten sollten einbezogen werden.

32. Exklusivität und Parallelveranstaltungen

Bei einem klassischen Tagungshotel finden häufig mehrere Veranstaltungen gleichzeitig statt.

Das ist grundsätzlich kein Problem.

Aber es lohnt sich zu fragen:

Welche anderen Gruppen sind vor Ort?
Werden Foyer oder Pausenbereiche geteilt?
Sind Breakout-Räume wirklich exklusiv reserviert?
Findet gleichzeitig eine Hochzeit oder große Abendveranstaltung statt?
Wie viel Privatsphäre braucht eure Tagung?

33. Wann lohnt sich eine Exklusivlocation?

Für kleinere und mittlere Gruppen kann eine exklusiv genutzte Unterkunft interessant sein.

Besonders wenn: vertrauliche Themen besprochen werden, das Team unter sich bleiben möchte, flexible Raumgestaltung wichtig ist, der gemeinsame Abend Teil der Veranstaltung ist oder eine klassische Tagungshotelatmosphäre bewusst vermieden werden soll.

Locations zur Exklusivnutzung →

34. Wann ist ein Tagungshotel praktischer?

Ein professionelles Tagungshotel kann besonders sinnvoll sein bei:

größeren Teilnehmerzahlen,
vielen Einzelzimmern,
komplexem Catering,
professioneller Veranstaltungstechnik,
mehreren parallelen Räumen
und kurzen organisatorischen Vorlaufzeiten.

Hotel und besondere Location sind deshalb keine Qualitätsstufen.

Sie lösen unterschiedliche Anforderungen.

Tagungshotel oder Exklusivlocation? →

35. Angebote wirklich vergleichbar machen

Drei Angebote können auf den ersten Blick völlig unterschiedliche Preise haben.

Deshalb sollte für jedes Angebot dieselbe Kostenstruktur betrachtet werden:

Übernachtung,
Frühstück,
Tagungspauschale,
Hauptraum,
Breakouts,
Technik,
Mittagessen,
Abendessen,
Getränke,
Parken,
Transfers
und weitere Nebenkosten.

Erst dann entsteht ein realistischer Vergleich.

Was kostet eine Tagung? →

36. Stornierungsbedingungen prüfen

Je größer die Veranstaltung, desto wichtiger werden:

Stornofristen,
Staffelungen,
Reduzierung der Zimmerzahl,
Reduzierung der Teilnehmerzahl,
No-Show-Regeln
und Zahlungsbedingungen.

Gerade wenn die Tagung viele Monate im Voraus gebucht wird, kann Flexibilität einen erheblichen Wert haben.

37. Teilnehmerzahl verändert sich fast immer

Bei größeren Veranstaltungen sollte deshalb geklärt werden:

Bis wann kann die Personenzahl angepasst werden?
Wie viele Zimmer können später reduziert werden?
Wann muss die endgültige Teilnehmerzahl gemeldet werden?
Welche Mindestabnahme gilt?

Das gehört bereits in den Angebotsvergleich.

38. Ansprechpartner festlegen

Auf Unternehmensseite sollte eine Person die organisatorische Gesamtverantwortung haben.

Auf Locationseite ebenfalls.

Vor der Veranstaltung sollte klar sein:

Wer entscheidet bei Änderungen?
Wer ist am Veranstaltungstag erreichbar?
Wer kennt Raumplan und Agenda?
Wer koordiniert Catering?
Wer ist Ansprechpartner für Technik?

39. Ablauf mit der Location durchgehen

Vor größeren Veranstaltungen lohnt sich ein gemeinsamer finaler Ablauf.

Zum Beispiel:

Wann öffnet der Raum?
Wann kommt Technik?
Wann steht Kaffee bereit?
Wann beginnt Mittagessen?
Wann werden Räume umgebaut?
Wann starten Workshops?
Wann findet das Dinner statt?
Wann erfolgt Check-out?

Damit werden unterschiedliche Annahmen sichtbar, bevor sie am Veranstaltungstag zum Problem werden.

40. Plan B mitdenken

Besonders relevant bei:

Outdoor-Aktivitäten,
Terrassennutzung,
Abendveranstaltungen draußen
oder externen Transfers.

Aber auch technisch:

Was passiert, wenn ein zugeschalteter Referent Verbindungsprobleme hat?
Gibt es Ersatzadapter?
Kann eine Präsentation lokal gespeichert werden?
Wer kann technische Probleme lösen?

Tagungsplanung nach Größe

Teilnehmerzahl	Worauf besonders achten?
bis 20	passender Hauptraum, Atmosphäre, Einzelzimmer
20–40	Bestuhlung, erste Breakouts, gemeinsames Essen
40–70	Raumlogistik, Technik, mehrere Arbeitsgruppen
70–100	Plenum + Breakouts, Mikrofone, Cateringlogistik
100+	Veranstaltungstechnik, Registrierung, Beschilderung, größere Raumlogistik

Locations für 10–20 Personen →
Locations für 20–40 Personen →
Locations für 40–70 Personen →
Locations für 70–100 Personen →
Locations für 100+ Personen →

Beispiel: Anforderungen für eine Tagung mit 60 Personen

Statt einer Anfrage wie:

„Wir suchen ein Hotel für eine Tagung mit 60 Personen.“

sollte die Anfrage möglichst so aussehen:

Teilnehmende: 60

Übernachtung: 54 Einzelzimmer

Dauer: 2 Tage / 1 Nacht

Anreise: überwiegend Bahn aus mehreren deutschen Städten

Tag 1: Plenum für alle, anschließend sechs Arbeitsgruppen

Tag 2: Plenum und drei parallele Sessions

Bestuhlung Plenum: parlamentarisch

Breakouts: 6 am ersten Tag, 3 am zweiten

Technik: Präsentationsfläche, Ton, zwei Funkmikrofone

Verpflegung: Mittagessen an beiden Tagen, zwei Kaffeepausen, gemeinsames Abendessen, Frühstück

Abend: kein zusätzliches Programm

Sonstiges: Gepäckaufbewahrung am An- und Abreisetag

Mit diesen Informationen lässt sich wesentlich schneller beurteilen, ob eine Location tatsächlich passt.

Tagung planen: kompakte Checkliste

Bereich	Zu klären
Ziel	Warum findet die Tagung statt?
Teilnehmende	Wie viele Personen kommen tatsächlich?
Übernachtung	Wie viele Einzel- und Doppelzimmer?
Termin	Anreise, Beginn, Ende, Abreise
Agenda	Welche Programmpunkte finden statt?
Plenum	Größe, Bestuhlung, Bühne
Breakouts	Wie viele gleichzeitig?
Technik	Bildschirm, Ton, Mikrofone, Video
Hybrid	Wer wird zugeschaltet?
Internet	Welche Nutzung ist vorgesehen?
Catering	Pausen, Mittagessen, Abendessen
Abend	Dinner, Teamevent oder freie Zeit?
Anreise	Bahn, Auto, Flug, Shuttle
Parken	Anzahl, Kosten, Ladepunkte
Barrierefreiheit	Räume, Zimmer, Wege
Aufbau	Wann werden Räume benötigt?
Ansprechpartner	Wer koordiniert vor Ort?
Kosten	Sind alle Leistungen berücksichtigt?
Storno	Welche Fristen und Reduzierungen gelten?
Plan B	Welche Alternativen gibt es bei Problemen?

Häufige Fehler bei der Tagungsplanung

Die Location wird vor dem Raumkonzept gebucht

Der große Saal passt, aber die notwendigen Breakouts fehlen.

Nur die Teilnehmerzahl wird genannt

„80 Personen“ sagt noch nichts über Bestuhlung, Workshops und Übernachtungen aus.

Betten werden mit Zimmern verwechselt

Die Unterkunft hat genügend Kapazität, aber nicht genügend Einzelzimmer.

Breakouts werden improvisiert

Am Ende arbeiten Gruppen in Lobby und Restaurant.

Technik wird zu allgemein angefragt

„Beamer und WLAN“ reichen für eine größere Veranstaltung möglicherweise nicht.

Pausen sind zu kurz

Die Agenda funktioniert auf dem Papier, aber nicht mit 120 Menschen.

Anreise wird unterschätzt

Der Veranstaltungsort ist attraktiv, kostet aber einen zusätzlichen halben Reisetag.

Angebote werden nur nach Zimmerpreis verglichen

Raummiete, Catering und Technik verändern den Gesamtpreis erheblich.

Stornobedingungen werden übersehen

Die vermeintlich günstigste Location kann bei Änderungen teuer werden.

Häufige Fragen zur Tagungsplanung

Wie früh sollte man eine Tagung planen?

Das hängt insbesondere von Teilnehmerzahl, Terminflexibilität, Region, Zimmerbedarf und Raumkonzept ab. Je größer die Veranstaltung und je spezifischer die Anforderungen an Plenum und Breakouts sind, desto sinnvoller ist eine frühzeitige Suche.

Was braucht man für eine Tagungsanfrage?

Mindestens hilfreich sind Termin, Teilnehmerzahl, Zimmerbedarf, gewünschte Region, grobe Agenda, Plenumsgröße, Breakout-Bedarf, Bestuhlung, Verpflegung und besondere technische Anforderungen.

Wie viele Breakout-Räume braucht eine Tagung?

Das ergibt sich aus der maximalen Anzahl gleichzeitig arbeitender Gruppen. Wenn sechs Gruppen parallel arbeiten sollen und separate Räume benötigt werden, braucht ihr entsprechend sechs geeignete Bereiche zusätzlich zum Plenum.

Welche Bestuhlung eignet sich für eine Tagung?

Das hängt vom Programm ab. Theaterbestuhlung eignet sich besonders für Präsentationen, parlamentarische Bestuhlung für längere Arbeitsphasen, U-Form und Block für kleinere diskussionsorientierte Gruppen und Gruppentische für interaktive Formate.

Braucht eine Tagung immer ein Tagungshotel?

Nein. Kleinere und mittlere Tagungen können auch in Landhäusern, Seminarhäusern, Schlössern, Villen oder anderen besonderen Locations stattfinden. Entscheidend ist, ob Räume, Technik, Zimmer, Verpflegung und Logistik zum Programm passen.

Was sollte eine Tagungspauschale enthalten?

Das unterscheidet sich je nach Anbieter. Deshalb sollte genau geprüft werden, ob unter anderem Hauptraum, Standardtechnik, Getränke, Kaffeepausen und Mittagessen enthalten sind und welche Leistungen zusätzlich berechnet werden.

Wie viele Einzelzimmer braucht man?

Das hängt von der Teilnehmerstruktur ab. Bei geschäftlichen mehrtägigen Veranstaltungen wird häufig Einzelbelegung gewünscht. Deshalb sollte die Zahl der tatsächlich benötigten separaten Zimmer und nicht lediglich die Bettenkapazität angegeben werden.

Was ist bei einer Tagung mit mehr als 100 Personen besonders wichtig?

Neben ausreichend großem Plenum werden Veranstaltungstechnik, Akustik, Cateringlogistik, Registrierung, Beschilderung, Breakouts, Übergangszeiten und klare Ansprechpartner zunehmend wichtig.

Sollte das Abendprogramm schon bei der Locationsuche feststehen?

Zumindest grob. Ein gemeinsames Dinner stellt andere Anforderungen als eine externe Aktivität oder ein Abend zur freien Verfügung. Außerdem kann das gewünschte Abendprogramm die Lage der Location beeinflussen.

Was sollte man vor der endgültigen Buchung prüfen?

Neben Preis und Verfügbarkeit insbesondere Raumgrößen und Bestuhlungen, Breakouts, Zimmerzahl, Technik, Catering, Anreise, Nebenkosten, Stornobedingungen und die zeitliche Verfügbarkeit der Räume.

Erst das Veranstaltungsprofil, dann die Location

Die effizienteste Tagungsanfrage ist nicht besonders lang.

Sie ist besonders konkret.

Statt:

„Wir suchen eine schöne Tagungslocation für 50 Personen.“

besser:

„50 Personen, 45 Einzelzimmer, zwei Tage, Plenum in parlamentarischer Bestuhlung, am Nachmittag fünf parallele Workshops, Vollverpflegung und gute Bahnanbindung.“

Damit ist innerhalb weniger Sätze klar, was eine Location leisten muss.

Und genau darin unterscheidet sich die Planung einer Tagung auch von der Planung eines typischen Team-Offsites.

Beim Offsite stehen zunächst stärker Ziel, gemeinsames Arbeitsergebnis und Arbeitsweise des Teams im Vordergrund.

Bei der Tagungsplanung wird daraus stärker ein Veranstaltungsprofil aus Teilnehmern, Agenda, Raumkonzept, Technik, Übernachtung, Catering und Logistik.

Ziel → Teilnehmende → Programm → Raumkonzept → Technik → Verpflegung → Übernachtung → Anreise → Location

Tagung →
Tagungskosten →
Tagungs- und Seminarhotels →
Meetingräume →
Breakout-Räume →
Einzelzimmer →Tagungshotel oder Exklusivlocation? →

Ihr plant eine Tagung? Wir übernehmen die Locationsuche.

Schickt uns die wichtigsten Eckdaten: Termin, Teilnehmerzahl, Zimmerbedarf, Ausgangsorte, Plenum, Bestuhlung, Breakouts, Verpflegung und Budget.

Wir suchen passende Tagungshotels und besondere Locations, holen Angebote ein und vergleichen die Möglichkeiten für euch.

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