Was kostet ein Offsite? Kosten für Teams richtig planen

Was kostet ein Offsite mit 20, 40 oder 80 Personen?

Darauf gibt es keine sinnvolle Pauschalantwort. Denn der Zimmerpreis ist nur ein Teil der tatsächlichen Kosten. Entscheidend ist, was das gesamte Offsite pro Person kostet und welche Leistungen darin enthalten sind.

Unterkunft + Verpflegung + Anreise + Transfers + Arbeitsräume + Technik + Moderation + Aktivitäten + Nebenkosten = Gesamtkosten des Offsites

Für den Vergleich verschiedener Angebote ist anschließend vor allem diese Kennzahl hilfreich:

Gesamtkosten ÷ Teilnehmende = Kosten pro Person

Welche Kosten entstehen bei einem Offsite?

Die größten Kostenblöcke sind meist Unterkunft, Verpflegung und Anreise. Je nach Format kommen Meetingräume, Technik, Transfers, Moderation oder Aktivitäten hinzu.

Wie stark die einzelnen Positionen ins Gewicht fallen, hängt vom Konzept ab.

Ein zweitägiges Strategie-Offsite für zwölf Führungskräfte in einer Exklusivlocation hat eine andere Kostenstruktur als eine Tagung mit 70 Personen und professioneller Veranstaltungstechnik.

Deshalb sollte das Budget erst festgelegt werden, wenn zumindest grob klar ist:

Wie viele Personen nehmen teil? Wie viele übernachten? Wie lange bleiben sie? Wie wird gearbeitet?

Unterkunft: nicht nur auf den Zimmerpreis schauen

Bei mehrtägigen Offsites ist die Unterkunft häufig ein großer Kostenblock.

Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen Betten, Zimmern und Einzelzimmern.

Eine Unterkunft für 30 Personen kann beispielsweise nur 16 Schlafzimmer besitzen. Wenn 30 Einzelzimmer benötigt werden, ist sie trotz ausreichender Betten ungeeignet.

Zusätzlich können Kosten für Meetingräume, Exklusivnutzung, Endreinigung, zusätzliche Räume oder bestimmte Services entstehen.

Deshalb sollte ein Angebot immer als Gesamtpaket betrachtet werden.

Exklusivlocation oder Tagungshotel?

Auch die Art der Unterkunft verändert die Kostenstruktur.

Bei einer Exklusivlocation kann ein Preis für das gesamte Haus vereinbart werden. Dadurch entstehen relativ hohe Fixkosten, die sich bei guter Auslastung auf viele Personen verteilen.

Ein Tagungshotel kalkuliert dagegen häufig stärker pro Zimmer, Person oder Leistung.

Keine Variante ist grundsätzlich günstiger.

Entscheidend ist, wie gut die Größe des Hauses zum Team passt.

Ein Buyout kann wirtschaftlich attraktiv sein, wenn das Team einen großen Teil der verfügbaren Kapazität tatsächlich nutzt.

Tagungshotel vs. Exklusivlocation →

Verpflegung: Selbstversorgung, Halb- oder Vollpension

Auch Catering sollte nicht nur nach dem Preis bewertet werden.

Selbstversorgung kann bei kleinen Teams günstig und gemeinschaftlich sein. Einkauf, Kochen und Aufräumen benötigen jedoch Zeit.

Bei einem konzentrierten Strategie- oder Workshop-Offsite kann diese Zeit an anderer Stelle fehlen.

Halbpension bietet mehr Flexibilität während des Tages. Vollpension reduziert dagegen den organisatorischen Aufwand und kann bei einer dichten Agenda sinnvoll sein.

Entscheidend ist deshalb:

Welche Verpflegung unterstützt den geplanten Tagesablauf?

Selbstversorgung →
Vollpension →

Meetingräume und Breakouts

Ein günstiges Hotel kann teuer werden, wenn mehrere zusätzliche Räume separat gebucht werden müssen.

Deshalb sollte bereits vor der Angebotseinholung klar sein, wie das Team arbeiten möchte.

Bei 40 Personen könnte beispielsweise ein Plenum für alle und fünf parallele Breakouts benötigt werden.

Relevant ist dann nicht nur der Preis des großen Tagungsraums, sondern das gesamte Raumkonzept.

Auch Nutzungszeiten beachten: Ein Raum, der nur während einzelner Stunden verfügbar ist, kann für ein durchgehendes Offsite ungeeignet sein.

Meetingräume für Teams →

Technik und Moderation

Je nach Offsite kann die vorhandene Standardtechnik vollkommen ausreichen.

Bei größeren Gruppen oder anspruchsvolleren Formaten können dagegen zusätzliche Kosten entstehen – beispielsweise für Präsentationstechnik, Mikrofone, Beschallung oder technische Betreuung.

Auch externe Moderation gehört gegebenenfalls ins Budget.

Bei Strategieprozessen oder komplexen Workshops kann professionelle Moderation ein wesentlicher Bestandteil des Offsites sein und sollte nicht erst nach der Location-Buchung berücksichtigt werden.

Anreise und Transfers

Eine vermeintlich günstige Location kann durch eine komplizierte Anreise deutlich teurer werden.

Neben Bahn- oder Flugkosten sollten deshalb auch der letzte Abschnitt zur Unterkunft und mögliche Transfers berücksichtigt werden.

Besonders bei größeren Gruppen kann ein gemeinsamer Shuttle wirtschaftlicher und organisatorisch einfacher sein als viele einzelne Taxis oder Mietwagen.

Bei der Bewertung einer Location sollte deshalb immer die gesamte Reisekette betrachtet werden:

Ausgangsorte → Hauptanreise → letzter Transfer → Location

Aktivitäten und Abendprogramm

Ein Offsite benötigt nicht automatisch ein kostenintensives Rahmenprogramm.

Gemeinsames Abendessen, Spaziergang oder Zeit in einer guten Gemeinschaftsfläche können für den persönlichen Austausch völlig ausreichen.

Aktivitäten sollten deshalb nicht reflexartig zum Budget hinzugefügt werden.

Die bessere Frage lautet:

Unterstützt diese Aktivität das Ziel unseres Offsites – oder füllt sie lediglich die Agenda?

Gerade bei arbeitsintensiven Formaten kann freie Zeit wertvoller sein.

Fixkosten und variable Kosten unterscheiden

Für die Budgetplanung ist eine einfache Trennung hilfreich.

Fixkosten verändern sich bei kleineren Schwankungen der Teilnehmerzahl kaum. Dazu können beispielsweise Hausmiete, Meetingraum, Technik oder Moderation gehören.

Variable Kosten steigen stärker mit der Teilnehmerzahl. Dazu zählen häufig Zimmer, Mahlzeiten, Anreise oder personenbezogene Aktivitäten.

Diese Unterscheidung ist besonders wichtig, wenn die endgültige Teilnehmerzahl noch nicht feststeht.

Bei einer Exklusivlocation können beispielsweise fast dieselben Hauskosten für 24 wie für 28 Personen entstehen. Die Kosten pro Person unterscheiden sich dann trotzdem deutlich.

Kosten pro Person statt Einzelpreise vergleichen

Zwei Angebote lassen sich nur schwer vergleichen, wenn eines Zimmer, Meetingraum und Frühstück bündelt, während beim anderen jede Leistung einzeln ausgewiesen wird.

Deshalb sollte für jedes Angebot dieselbe Rechnung erstellt werden:

Erst damit werden unterschiedliche Konzepte wirklich vergleichbar.

Drei unterschiedliche Offsite-Szenarien

Bei einem kleinen Offsite mit zwölf Personen können Hausmiete oder Moderation einen relativ großen Anteil der Kosten pro Person ausmachen. Dafür kommen auch kleinere Häuser infrage und die Logistik bleibt überschaubar.

Bei 30 Personen können sich Fixkosten besser verteilen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Einzelzimmer, Meetingraum und Breakouts.

Bei 60 Personen werden professionelle Infrastruktur, Catering und Anreise zunehmend wichtig. Ein günstiger Übernachtungspreis hilft wenig, wenn für die Veranstaltung zusätzliche Räume, Technik und Transfers aufwendig organisiert werden müssen.

Die Gruppengröße verändert damit nicht nur die Gesamtkosten, sondern auch welche Art von Location wirtschaftlich sinnvoll ist.

Wo lässt sich sinnvoll sparen?

Nicht jede Einsparung wirkt sich gleich auf das Offsite aus.

Häufig lässt sich beispielsweise bei aufwendigem Freizeitprogramm, luxuriösen Extras oder einer unnötig weit entfernten Destination reduzieren.

Vorsichtiger sollte bei Dingen gespart werden, die unmittelbar die Arbeitsfähigkeit beeinflussen:

Meetingräume,

Breakouts,

Verpflegung während intensiver Arbeitstage,

Internet

und sinnvolle Anreise.

Ein billigeres Haus ist kein gutes Angebot, wenn das Team dort sein eigentliches Ziel schlechter erreicht.

Storno- und Reduktionsbedingungen gehören zum Preis

Bei Unternehmensgruppen kann sich die Teilnehmerzahl bis kurz vor dem Termin verändern.

Deshalb sollte nicht nur der Ausgangspreis verglichen werden.

Wichtig sind auch:

Bis wann können Zimmer reduziert werden?

Welche Stornierungsfristen gelten?

Welche Leistungen werden nach tatsächlicher Teilnehmerzahl berechnet?

Welche Mindestumsätze oder Mindestbelegungen bestehen?

Ein etwas höheres Angebot mit flexiblen Bedingungen kann wirtschaftlich sinnvoller sein als ein günstigeres Angebot mit hohen Stornokosten.

Das Budget sollte vor der Location-Suche grob stehen

Ein konkretes Budget erleichtert die Suche erheblich.

Dabei ist ein Budget pro Person für das gesamte Offsite häufig hilfreicher als eine maximale Zimmerrate.

Denn zwei Teams mit demselben Übernachtungsbudget können völlig unterschiedliche Anforderungen haben.

Ein Team benötigt vielleicht fünf Breakout-Räume und externe Moderation. Das andere nur einen großen Tisch und einen Bildschirm.

Deshalb sollten Budget und Anforderungen gemeinsam betrachtet werden.

Offsite Schritt für Schritt planen →

Häufige Fragen zu Offsite-Kosten

Was kostet ein Offsite pro Person?

Das hängt von Dauer, Destination, Unterkunft, Zimmerbedarf, Verpflegung, Anreise, Arbeitsräumen und weiteren Leistungen ab. Eine allgemeine Pauschale wäre deshalb wenig aussagekräftig.

Was ist meist der größte Kostenblock?

Bei mehrtägigen Offsites gehören Unterkunft, Verpflegung und Anreise häufig zu den größeren Positionen. Die Gewichtung unterscheidet sich jedoch stark nach Format.

Ist eine Exklusivlocation teurer als ein Tagungshotel?

Nicht zwangsläufig. Bei guter Auslastung können sich die Fixkosten einer Exklusivlocation auf viele Personen verteilen. Entscheidend ist das Gesamtpaket.

Ist Selbstversorgung günstiger?

Sie kann direkte Verpflegungskosten reduzieren, verursacht aber zusätzlichen Zeit- und Organisationsaufwand. Für intensive Offsites ist sie deshalb nicht automatisch die wirtschaftlichste Lösung.

Sollte die Anreise ins Offsite-Budget gehören?

Ja. Für einen echten Kostenvergleich sollten alle wesentlichen Kosten berücksichtigt werden, die durch das Offsite entstehen.

Braucht ein Offsite ein Budget für Aktivitäten?

Nicht zwingend. Gemeinsame freie Zeit kann ebenso wertvoll sein. Aktivitäten sollten einen Zweck erfüllen und nicht nur die Agenda füllen.

Wie vergleicht man Angebote am besten?

Alle Leistungen auf dieselben Kostenblöcke bringen, Gesamtkosten berechnen und anschließend durch die Teilnehmerzahl teilen.

Nicht den günstigsten Zimmerpreis suchen, sondern das beste Gesamtpaket

Ein gutes Offsite-Budget beantwortet nicht die Frage:

Wo können wir am billigsten übernachten?

Sondern:

Was kostet das gesamte Offsite – inklusive allem, was wir für unser Ziel tatsächlich benötigen?

Die sinnvollste Reihenfolge lautet:

Teilnehmende → Dauer → Zimmer → Arbeitsformat → Verpflegung → Anreise → zusätzliche Leistungen → Gesamtkosten → Kosten pro Person

Damit lassen sich sehr unterschiedliche Locations und Angebote fair miteinander vergleichen.

Passende Offsite-Location innerhalb eures Budgets finden

Nennt uns Termin, Teilnehmerzahl, Zimmerbedarf, benötigte Räume, Verpflegung, Region und Budget.

Wir suchen passende Locations, vergleichen die Angebote und helfen dabei, die tatsächlichen Gesamtpakete gegenüberzustellen.