Teamgrößen bei Workations und Offsites: Wie groß reisen Unternehmen?

Wie groß sind Teams, die gemeinsam zu einer Workation, einem Offsite oder Retreat reisen? Und welchen Unterschied macht es, ob eine Unterkunft für zehn, 30 oder 70 Personen gesucht wird?

Wir haben dafür Hunderte anonymisierte Unternehmensanfragen bei Workation.de ausgewertet. Die Daten zeigen: Die meisten Teams reisen in vergleichsweise kleinen Gruppen. Gleichzeitig verändert sich mit wachsender Teamgröße deutlich, wie lange im Voraus geplant wird, wie lange Teams bleiben und welche Anforderungen sie an eine Unterkunft stellen.

Die wichtigsten Ergebnisse

• Der Median liegt bei 16 Personen.
• 65 % der Anfragen betreffen Teams mit höchstens 20 Personen.
• Nur rund 21 % der Anfragen kommen von Gruppen mit mehr als 30 Personen.
• Größere Teams beginnen ihre Suche deutlich früher.
• Der Wunsch nach einem Meetingraum steigt von 39 % bei 1–10 Personen auf rund 75 % bei 31–100 Personen.
• Bei größeren Teams wird Vollpension deutlich wichtiger, während Selbstversorgung an Bedeutung verliert.
• Gleichzeitig werden größere Gruppen stärker Deutschland-orientiert.

Wie groß sind die Teams tatsächlich?

Der Median der ausgewerteten Teamgrößen liegt bei 16 Personen. Der Durchschnitt beträgt dagegen 24,9 Personen.

Der Unterschied ist wichtig: Einige sehr große Gruppen ziehen den Durchschnitt deutlich nach oben. Für die typische Anfrage ist der Median deshalb aussagekräftiger.

So groß sind die Teams wirklich

Jeder Punkt entspricht einer anonymisierten Unternehmensanfrage. Die Grafik zeigt die tatsächliche Teamgröße – ohne Zusammenfassung in Größenklassen.

Die starke Verdichtung bei kleineren Teams ist unmittelbar sichtbar. Gleichzeitig gibt es einen langen Ausläufer mit einzelnen sehr großen Gruppen.

Für Vergleiche lassen sich die Anfragen zusätzlich in Größenklassen einteilen:

Teamgröße	Anteil der Anfragen
1–10 Personen	26 %
11–20 Personen	39 %
21–30 Personen	14 %
31–50 Personen	12 %
51–100 Personen	8 %
über 100 Personen	1 %

Damit entfallen 65 % aller Anfragen auf Teams mit höchstens 20 Personen. Gruppen mit mehr als 30 Personen machen dagegen nur rund 21 % aus.

Die typische Teamreise ist also kein Großevent mit 50 oder 100 Teilnehmern. Den Kern der Nachfrage bilden kleine und mittelgroße Teams.

Wie hängen Teamgröße und Aufenthaltsdauer zusammen?

Teamgröße allein sagt allerdings noch wenig darüber aus, wie Unternehmen reisen. Deshalb haben wir für alle Anfragen mit auswertbaren Reisedaten die Teamgröße mit der Aufenthaltsdauer kombiniert.

Teamgröße und Aufenthaltsdauer

Die Konturen zeigen, bei welchen Kombinationen aus Teamgröße und Aufenthaltsdauer sich besonders viele Anfragen konzentrieren.

Die größte Verdichtung liegt bei Teams von etwa 10 bis 20 Personen und Aufenthalten von wenigen Nächten.

Gleichzeitig zeigt die Verteilung: Längere Aufenthalte kommen vor allem bei kleineren Gruppen vor. Mit zunehmender Teamgröße konzentrieren sich die Anfragen stärker auf kürzere Reisen.

Sehr große Gruppen mit langen Aufenthalten sind dagegen die Ausnahme.

Das deutet auf zwei unterschiedliche Formen der Teamreise hin: Auf der einen Seite stehen kleinere Gruppen, für die auch längere Workations praktikabel sind. Auf der anderen Seite stehen größere Teams, deren Reisen häufiger den Charakter eines kompakten Offsites oder Firmenevents haben.

Dabei handelt es sich um einen Zusammenhang in den Anfragedaten. Daraus lässt sich nicht ableiten, dass die größere Gruppe selbst die Ursache für einen kürzeren Aufenthalt ist.

Größere Teams planen deutlich früher

Ein besonders klarer Zusammenhang zeigt sich beim Planungsvorlauf.

Teamgröße	Median Planungsvorlauf
1–10 Personen	95 Tage
11–20 Personen	98 Tage
21–30 Personen	138 Tage
31–50 Personen	144 Tage
51–100 Personen	156 Tage
über 100 Personen	164 Tage

Bei Teams mit bis zu 20 Personen beginnt die Suche typischerweise rund drei Monate vor der Reise.

Danach gibt es einen deutlichen Sprung: Bei 21–30 Personen liegt der Median bereits bei 138 Tagen, bei 51–100 Personen bei 156 Tagen.

Zwischen kleinen Teams mit maximal zehn Personen und Gruppen mit 51–100 Personen liegen damit im Median 61 Tage zusätzlicher Planungsvorlauf.

Das Muster zieht sich nahezu durch alle Größenklassen:

Je größer die Gruppe, desto früher beginnt die Suche nach einer passenden Unterkunft.

Das dürfte auch mit der geringeren Auswahl zusammenhängen. Eine Unterkunft für 15 Personen muss andere Anforderungen erfüllen als eine Location, die beispielsweise 70 Personen unterbringen, verpflegen und gleichzeitig geeignete Arbeits- und Meetingflächen bereitstellen kann. Die Daten selbst belegen diesen Grund allerdings nicht – sie zeigen zunächst den deutlich unterschiedlichen Planungsvorlauf.

Mit der Teamgröße verändern sich die Anforderungen

Noch deutlicher wird der Unterschied, wenn man nicht nur die Reise, sondern die gesuchte Unterkunft betrachtet.

Was Teams unterschiedlicher Größe suchen

Die Werte zeigen den Anteil der Anfragen innerhalb einer Teamgrößenklasse, in denen das jeweilige Merkmal ausgewählt wurde. Mehrfachauswahlen waren möglich. Die Werte einer Zeile ergeben deshalb nicht 100 %.

Hier zeigt sich eine bemerkenswerte Verschiebung.

Meetingräume werden ab größeren Gruppen fast zum Standard

Bei Teams mit 1–10 Personen wird in 39 % der Anfragen ein Meetingraum benötigt.

Mit zunehmender Teamgröße steigt dieser Anteil:

Teamgröße	Meetingraum
1–10 Personen	39 %
11–20 Personen	57,6 %
21–30 Personen	66,2 %
31–50 Personen	75,4 %
51–100 Personen	75,0 %

Bei Gruppen zwischen 31 und 100 Personen fragen damit etwa drei von vier Teams einen Meetingraum an.

Für kleinere Gruppen kann gemeinsames Arbeiten offenbar häufiger auch in Wohn-, Gemeinschafts- oder anderen geeigneten Bereichen stattfinden. Bei größeren Teams wird eine dafür vorgesehene Meeting-Infrastruktur wesentlich häufiger Teil des Anforderungsprofils.

Von Selbstversorgung zu Vollpension

Bei der Verpflegung verläuft die Entwicklung besonders deutlich.

Bei Teams bis 30 Personen wird Selbstversorgung in etwa 28 bis 31 % der Anfragen ausgewählt. Danach fällt der Anteil:

• 31–50 Personen: 15,4 %
• 51–100 Personen: 9,1 %

Bei Vollpension passiert fast das Gegenteil.

Bis 30 Personen liegt der Anteil bei rund 22 %. Bei 31–50 Personen steigt er auf 49,2 %, bei 51–100 Personen sogar auf 68,2 %.

Das ergibt eines der klarsten Muster der Untersuchung:

Je größer das Team, desto stärker verschiebt sich die Nachfrage von Selbstorganisation zu organisierter Verpflegung.

Auch hier gilt: Die Daten zeigen den Zusammenhang, nicht seine Ursache. Dass Selbstversorgung bei 60 Personen organisatorisch aufwendiger ist als bei zehn, ist eine naheliegende Erklärung – aber keine aus den Anfragen selbst nachgewiesene Ursache.

Deutschland gewinnt mit wachsender Teamgröße an Bedeutung

Auch bei der geografischen Suche gibt es Unterschiede.

Deutschland wird bei kleinen Teams mit 1–10 Personen in rund 50 % der Anfragen als mögliches Reiseziel genannt. Danach steigt der Anteil:

Teamgröße	Deutschland
1–10 Personen	50,4 %
11–20 Personen	62,9 %
21–30 Personen	67,6 %
31–50 Personen	66,2 %
51–100 Personen	70,5 %

Der Effekt ist nicht vollkommen linear. Die grundsätzliche Verschiebung ist dennoch erkennbar: Größere Gruppen suchen häufiger innerhalb Deutschlands.

Das bedeutet nicht, dass große Teams nicht ins Ausland reisen. Auch Auslandsziele werden in diesen Größenklassen weiterhin häufig genannt.

Bei der Interpretation ist außerdem wichtig: Unternehmen konnten mehrere mögliche Reiseziele auswählen. Eine Anfrage kann daher beispielsweise sowohl Deutschland als auch Spanien enthalten. Die Werte für Deutschland und Ausland sind keine gegenseitig ausschließenden Anteile und müssen zusammen nicht 100 % ergeben.

Ab welcher Teamgröße verändert sich die Reise?

Die Daten zeigen keine harte Grenze. Es lässt sich aber ein Bereich erkennen, in dem sich mehrere Kennzahlen gleichzeitig verändern.

Dieser Bereich liegt ungefähr bei 20 bis 30 Personen.

Bis 20 Personen liegt der Median des Planungsvorlaufs noch bei rund drei Monaten. Bei 21–30 Personen steigt er auf 138 Tage.

Gleichzeitig benötigen in dieser Größenklasse bereits 66 % einen Meetingraum. Oberhalb von 30 Personen steigt der Wert auf rund 75 %.

Bei 31–50 Personen macht zudem die Vollpension einen deutlichen Sprung auf knapp 50 %, während Selbstversorgung auf rund 15 % zurückgeht.

Damit verändert sich nicht plötzlich bei Person Nummer 21 die gesamte Reise. Aber zwischen etwa 20 und 30 Teilnehmern beginnt sich das Anforderungsprofil erkennbar zu verschieben.

Aus einer relativ flexibel organisierbaren Teamreise wird zunehmend ein Format, bei dem Unterkunft, Arbeitsräume, Verpflegung und Logistik gemeinsam geplant werden müssen.

Was bedeutet das für die Suche nach einer Unterkunft?

Für Teams bis etwa 10 Personen ist die Auswahl besonders breit. Ferienhäuser, Apartments, kleinere Hotels und Retreat-Locations können funktionieren. Selbstversorgung spielt vergleichsweise häufig eine Rolle.

Bei 11–20 Personen befindet sich der größte Teil der Nachfrage. Auch hier gibt es noch viele unterschiedliche Unterkunftsformen, Meeting-Infrastruktur wird aber bereits deutlich häufiger benötigt.

Bei 21–30 Personen beginnt sich das Profil zu verändern. Die Planung startet früher und ein eigener Meetingraum gehört bei rund zwei Dritteln der Anfragen zum Suchprofil.

Bei 31–50 Personen gewinnen professionelle Veranstaltungsstrukturen deutlich an Bedeutung. Drei Viertel suchen einen Meetingraum und fast die Hälfte nennt Vollpension.

Bei 51–100 Personen müssen Übernachtungskapazität, Meetingflächen, Verpflegung und organisatorische Abläufe zunehmend gemeinsam funktionieren. Entsprechend beginnt die Suche besonders früh.

Methodik

Die Analyse basiert auf Hunderten anonymisierten Unternehmensanfragen bei Workation.de.

Ausgewertet wurden unter anderem Teamgröße, Reisezeitraum, Aufenthaltsdauer, mögliche Reiseziele, Meetingraumbedarf und Verpflegungswünsche.

Offensichtliche Dubletten wurden entfernt. Für zeitbezogene Analysen wurden nur Anfragen berücksichtigt, bei denen die dafür benötigten Angaben plausibel und auswertbar waren.

Für Vergleiche wurden Teamgrößen in die Gruppen 1–10, 11–20, 21–30, 31–50, 51–100 und über 100 Personen eingeteilt. Der Beeswarm-Plot bildet dagegen bewusst die tatsächliche Teamgröße jeder einzelnen Anfrage ab und verwendet diese Gruppen nicht.

Bei Reisezielen und Verpflegungsarten waren Mehrfachauswahlen möglich. Ein Prozentwert von beispielsweise 68 % für Vollpension bedeutet deshalb: 68 % der Anfragen dieser Teamgrößenklasse enthielten Vollpension als gewünschte oder mögliche Verpflegungsform.

Fazit: Teamgröße ist mehr als die Zahl der benötigten Betten

Die typische Anfrage bei Workation.de kommt von einem vergleichsweise kleinen Team. Der Median liegt bei 16 Personen, und 65 % der Anfragen betreffen Gruppen mit höchstens 20 Teilnehmern.

Der größere Erkenntnisgewinn entsteht jedoch beim Vergleich der Gruppen.

Mit wachsender Teamgröße beginnt die Planung früher. Längere Aufenthalte konzentrieren sich stärker auf kleinere Teams. Meetingräume werden zunehmend wichtig. Vollpension gewinnt deutlich an Bedeutung, während Selbstversorgung zurückgeht. Und größere Gruppen beziehen Deutschland häufiger in ihre Zielsuche ein.

Besonders zwischen etwa 20 und 30 Personen beginnt sich das Profil sichtbar zu verändern.

Die Teamgröße bestimmt damit nicht nur, wie viele Betten eine Unterkunft braucht. Sie hängt eng damit zusammen, wie Unternehmen ihre gesamte Teamreise organisieren.