Meetingräume für Teams: Locations mit passenden Räumen für Tagungen, Offsites und Workations

Ein Meetingraum für 30 Personen ist nicht automatisch der richtige Raum für ein Team mit 30 Personen.

Entscheidend ist, was dort tatsächlich stattfinden soll.

Eine Präsentation stellt andere Anforderungen als ein Workshop. Eine zweitägige Strategietagung braucht andere Räume als eine Workation mit vielen parallelen Videocalls. Und sobald ein Team zeitweise in kleineren Gruppen arbeitet, reicht ein großer Meetingraum allein häufig nicht mehr aus.

Die Personenzahl ist nur der Anfang der Raumplanung.

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Welcher Meetingraum passt zu eurem Team?

Vor der Suche sollte deshalb nicht nur die Teilnehmerzahl feststehen. Wichtiger ist die Frage:

Was soll euer Team in diesem Raum tatsächlich tun?

Für einen Vortrag oder ein Kick-off kann ein klassisches Plenum ausreichen. Bei einer Strategietagung werden möglicherweise Tische, Moderationsflächen und zusätzliche Breakouts benötigt. Bei einer Workation wiederum kann ein großer Raum weniger wichtig sein als mehrere Bereiche, in denen gleichzeitig konzentriert gearbeitet und telefoniert werden kann.

Die Raumplanung sollte deshalb aus dem tatsächlichen Tagesablauf entstehen:

Teilnehmende → Agenda → Arbeitsweise → Bestuhlung → Plenum → Breakouts → Technik → Meetingraum

Kapazität und Bestuhlung gehören zusammen

Die Angabe „Meetingraum für 50 Personen“ reicht für die Beurteilung eines Raumes nicht aus.

Ein Raum kann in Theaterbestuhlung 50 Menschen aufnehmen, mit Tischen aber deutlich weniger. Für Workshops mit Arbeitsinseln sinkt die sinnvolle Kapazität möglicherweise nochmals.

Wer während einer Tagung mit Laptop und Unterlagen arbeitet, braucht zudem mehr Platz als ein Publikum bei einer kurzen Präsentation.

Deshalb sollte eine Anfrage möglichst konkret formuliert sein:

Meetingraum für 40 Personen in parlamentarischer Bestuhlung, alle Teilnehmenden benötigen Tischfläche für Laptop und Unterlagen.

Oder:

Workshopraum für 24 Personen mit vier flexibel nutzbaren Gruppentischen und ausreichend Fläche für Moderation und Arbeit an Whiteboards.

Teilnehmerkapazität ohne Bestuhlungsform und Arbeitsformat ist nur bedingt aussagekräftig.

Plenum und Breakouts gemeinsam planen

Viele Tagungen und Offsites beginnen gemeinsam und wechseln später in kleinere Arbeitsgruppen.

Dann braucht das Team nicht einfach „mehrere Meetingräume“. Entscheidend ist, wie viele Gruppen maximal gleichzeitig arbeiten.

Ein Offsite mit 32 Personen könnte beispielsweise einen Raum für das gemeinsame Plenum und vier Breakouts für jeweils acht Personen benötigen.

Vier Sofaecken im selben offenen Bereich sind dabei nicht automatisch vier geeignete Breakout-Räume. Bei parallelen Diskussionen werden Akustik und gegenseitige Störungen schnell zum Problem.

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Den Raum für den anspruchsvollsten Programmpunkt prüfen

Bei der Location-Auswahl wird häufig der Beginn der Veranstaltung betrachtet: Alle Teilnehmenden sitzen gemeinsam im Plenum und der Raum wirkt ausreichend groß.

Entscheidend ist aber der Programmpunkt mit dem höchsten Platzbedarf.

Wenn später Workshops stattfinden, Tische umgestellt werden oder zusätzliche Arbeitsflächen benötigt werden, kann derselbe Raum plötzlich zu klein sein.

Prüft den Meetingraum für den Programmpunkt mit dem größten Platzbedarf – nicht nur für die Eröffnung.

Das gilt besonders für Workshop- und Strategie-Offsites, bei denen sich Arbeitsformen während des Tages mehrfach verändern können.

Workshop-Offsite →
Strategie-Offsite →

Technik und WLAN müssen zur Nutzung passen

Zur Grundausstattung können je nach Format Bildschirm oder Projektor, Präsentationsmöglichkeiten, Whiteboards, Flipcharts und Moderationsmaterial gehören.

Bei größeren Gruppen können zusätzlich Mikrofone, Beschallung oder technische Betreuung erforderlich sein.

Auch WLAN sollte nicht nur mit „vorhanden“ beschrieben werden.

Für eine klassische Tagung, bei der hauptsächlich eine Person präsentiert, entsteht eine andere Belastung als bei einer Team-Workation, bei der 30 Personen gleichzeitig mit Laptops arbeiten und mehrere Videocalls laufen.

Die Internetanforderung ergibt sich aus der Arbeitsweise – nicht nur aus der Teilnehmerzahl.

Gerade bei Workations sollte deshalb neben Geschwindigkeit und Stabilität auch geprüft werden, ob das WLAN tatsächlich in allen vorgesehenen Arbeitsbereichen zuverlässig verfügbar ist.

Meetingräume für Tagung, Offsite und Workation

Bei einer Tagung steht häufig das Zusammenspiel aus Plenum, Breakouts, Technik und Catering im Vordergrund. Mit wachsender Teilnehmerzahl werden professionelle Veranstaltungsräume wichtiger.

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Bei einem Offsite ergibt sich der Raumbedarf besonders stark aus dem Ziel und der Agenda. Ein Strategie-Offsite kann beispielsweise einen großen gemeinsamen Raum und mehrere kleinere Arbeitsbereiche benötigen.

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Bei einer Workation läuft dagegen der normale Arbeitsalltag weiter. Neben gemeinsamen Meetings müssen deshalb häufig Einzelarbeit, Videocalls und parallele Gespräche möglich sein.

Arbeitsorganisation bei der Workation →

Die gleiche Location kann deshalb für eine Tagung hervorragend und für eine Workation ungeeignet sein – obwohl der Meetingraum auf dem Papier groß genug ist.

Ein guter Meetingraum ist mehr als ein schöner Raum

Tageslicht, Aussicht und Gestaltung können die Atmosphäre deutlich verbessern. Sie sollten aber nicht über die Funktion hinwegtäuschen.

Ein spektakulärer Raum mit Bergblick hilft wenig, wenn die Hälfte der Teilnehmenden den Bildschirm nicht sehen kann, die Akustik schlecht ist oder für Gruppenarbeit kein Platz bleibt.

Auch Säulen, feste Möblierung oder ungewöhnliche Raumformen können die tatsächliche Nutzung einschränken.

Deshalb gilt bei der Auswahl:

Raumfunktion vor Raumfoto.

Erst wenn der Raum für das geplante Format funktioniert, werden Atmosphäre, Aussicht und Gestaltung zum echten Plus.

Beispiel: Meetingräume für 36 Personen

Ein Team plant ein zweitägiges Offsite mit 36 Personen.

Am Vormittag arbeiten alle gemeinsam. Nachmittags werden sechs Gruppen mit jeweils sechs Personen gebildet. Am zweiten Tag gibt es wieder gemeinsame Sessions und anschließend drei größere Arbeitsgruppen.

Benötigt werden damit:

ein Plenum für 36 Personen + sechs gleichzeitig nutzbare Breakout-Bereiche.

Wenn im Plenum an Tischen gearbeitet wird, sollte zusätzlich die entsprechende Bestuhlung angegeben werden.

Eine passende Anfrage könnte deshalb lauten:

36 Personen, Plenum für alle in parlamentarischer Bestuhlung, sechs parallele Breakouts für jeweils sechs Personen, Bildschirm, Moderationsmaterial und stabiles WLAN. Die Räume werden an zwei Tagen benötigt.

Damit lässt sich die tatsächliche Eignung einer Location wesentlich besser beurteilen als mit der Angabe „Meetingraum für 36 Personen“.

Häufige Fragen zu Meetingräumen

Wie groß sollte ein Meetingraum sein?

Das hängt nicht nur von der Teilnehmerzahl ab, sondern auch von Bestuhlung und Arbeitsformat. Ein Workshop benötigt pro Person meist mehr nutzbare Fläche als eine Präsentation in Reihenbestuhlung.

Welche Bestuhlung eignet sich für eine Tagung?

Das richtet sich nach dem Programm. Präsentationen, Diskussionen und Workshops können jeweils unterschiedliche Bestuhlungen erfordern. Die gewünschte Form sollte deshalb bereits bei der Anfrage angegeben werden.

Wie viele Breakout-Räume werden benötigt?

Entscheidend ist die maximale Zahl der Gruppen, die gleichzeitig getrennt arbeiten. Bei fünf parallelen Gruppen werden fünf geeignete Breakout-Bereiche benötigt.

Reicht ein großer Meetingraum für ein Offsite?

Nicht immer. Sobald parallel in kleineren Gruppen gearbeitet wird, werden zusätzliche Räume oder akustisch getrennte Arbeitsbereiche wichtig.

Was braucht eine Workation zusätzlich?

Neben gemeinsamen Meetingräumen häufig Arbeitsplätze und Bereiche für parallele Videocalls und konzentrierte Einzelarbeit. Auch die WLAN-Infrastruktur muss auf diese Nutzung ausgelegt sein.

Welche Technik sollte vorhanden sein?

Das hängt vom Programm ab. Häufig benötigt werden Bildschirm oder Projektor und Präsentationsmöglichkeiten. Bei größeren Veranstaltungen können Mikrofone, Beschallung und weitere Veranstaltungstechnik hinzukommen.

Den Meetingraum vom Arbeitsformat aus denken

Die wichtigste Angabe bei der Suche ist nicht:

„Wir brauchen einen Meetingraum für 40 Personen.“

Sondern beispielsweise:

„Wir sind 40 Personen. Vormittags arbeiten alle gemeinsam an Tischen, nachmittags teilen wir uns in fünf Gruppen. Anschließend präsentieren die Gruppen ihre Ergebnisse wieder im Plenum.“

Aus dieser Beschreibung ergeben sich die Anforderungen fast automatisch.

Teilnehmende → Agenda → Arbeitsweise → Bestuhlung → Plenum → Breakouts → Technik → Meetingraum

So findet ihr nicht einfach eine Location, die genügend Plätze ausweist, sondern eine, in der eure Tagung, euer Offsite oder eure Workation tatsächlich funktioniert.

Locations mit passenden Meetingräumen finden

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Oder nennt uns Termin, Teilnehmerzahl, gewünschte Bestuhlung, benötigte Breakouts und eure weiteren Anforderungen. Wir suchen passende Locations und vergleichen die Angebote für euch.