Was kostet eine Tagung? Kosten für Unternehmen richtig planen

Die Kosten einer Tagung hängen nicht nur von Teilnehmerzahl und Übernachtung ab. Meetingräume, Verpflegung, Technik, Anreise und weitere Leistungen können einen erheblichen Teil des Budgets ausmachen.

Deshalb sollte nicht der Zimmerpreis im Mittelpunkt stehen, sondern die Frage:

Was kostet die gesamte Tagung pro Person – mit allen Leistungen, die für die Durchführung tatsächlich benötigt werden?

Die Grundrechnung lautet:

Unterkunft + Tagungsräume + Verpflegung + Technik + Anreise + Transfers + Moderation + Programm + Nebenkosten = Gesamtkosten der Tagung

Anschließend:

Gesamtkosten ÷ Anzahl der Teilnehmenden = Kosten pro Person

Welche Kosten gehören zur Tagung?

Bei einer mehrtägigen Tagung sind Unterkunft und Verpflegung häufig große Kostenblöcke. Hinzu kommen je nach Veranstaltung Tagungsräume, Breakouts und Technik.

Auch Anreise und Transfers sollten berücksichtigt werden, wenn die tatsächlichen Gesamtkosten der Veranstaltung betrachtet werden sollen.

Wichtig ist deshalb, vor dem Kostenvergleich zumindest grob zu wissen, wie die Tagung ablaufen wird.

Eine Tagung für 50 Personen mit einem einzigen Plenum hat eine andere Kostenstruktur als eine Veranstaltung derselben Größe mit fünf parallelen Workshops, umfangreicher Technik und zwei Übernachtungen.

Tagung planen →

Unterkunft: Teilnehmer sind nicht gleich Übernachtungsgäste

Für die Kalkulation sollten drei Zahlen getrennt betrachtet werden:

Teilnehmende, Übernachtungsgäste und benötigte Zimmer.

Bei 80 Teilnehmenden können beispielsweise nur 60 Personen übernachten. Von diesen benötigen vielleicht 58 ein Einzelzimmer und zwei teilen sich ein Doppelzimmer.

Diese Unterscheidung beeinflusst die Kosten erheblich.

Auch zusätzliche Nächte sollten separat berücksichtigt werden, wenn einzelne Personen aufgrund ihrer Anreise früher kommen oder später abreisen müssen.

Tagungsräume und Breakouts

Der Preis für den Hauptraum ist nur ein Teil der Raumkosten.

Wenn eine Tagung parallel in mehreren Gruppen arbeitet, werden zusätzliche Räume benötigt. Je nach Location sind diese bereits in einer Tagungspauschale enthalten oder werden separat berechnet.

Deshalb sollte vor der Angebotseinholung klar sein:

• Wie groß muss das Plenum sein?
• Welche Bestuhlung wird benötigt?
• Wie viele Gruppen arbeiten maximal gleichzeitig?
• Wie lange werden die Räume benötigt?

Ein vermeintlich günstiges Angebot kann deutlich teurer werden, wenn fünf Breakout-Räume nachträglich hinzukommen.

Meetingräume →
Breakout-Räume →

Verpflegung als Teil des Gesamtpakets

Frühstück, Kaffeepausen, Mittagessen und Abendessen können sehr unterschiedlich kalkuliert werden.

Bei manchen Angeboten sind einzelne Leistungen bereits enthalten, bei anderen werden sie pro Person ergänzt.

Entscheidend ist deshalb nicht nur der Preis, sondern was genau darin enthalten ist.

Gerade bei größeren Gruppen sollte außerdem geprüft werden, ob alle Teilnehmenden innerhalb der vorgesehenen Pausenzeit versorgt werden können.

Eine günstige Verpflegungslösung hilft wenig, wenn dadurch die Agenda jeden Mittag eine Stunde länger unterbrochen werden muss.

Vollpension →
Halbpension →

Technik: vom Bildschirm bis zur Veranstaltungsproduktion

Der technische Aufwand unterscheidet sich stark.

Für eine kleinere interne Tagung können Bildschirm, WLAN und Moderationsmaterial ausreichen.

Mit wachsender Gruppe können zusätzliche Anforderungen entstehen: größere Screens, Mikrofone, Beschallung, Beleuchtung, Videotechnik oder technische Betreuung.

Deshalb sollte Technik nicht pauschal kalkuliert werden.

Die Agenda bestimmt die Technik – nicht die Größe des Technikpakets im Angebot.

Vor allem bei größeren Veranstaltungen sollte früh geklärt werden, welche Technik bereits vorhanden ist und welche Leistungen zusätzlich berechnet werden.

Anreise und Transfers nicht vergessen

Eine weiter entfernte Location kann bei der Unterkunft attraktiv erscheinen und trotzdem höhere Gesamtkosten verursachen.

Relevant sind Bahn- oder Flugtickets, Fahrtkosten, Mietwagen und der letzte Transfer zur Unterkunft.

Besonders bei größeren Gruppen kann ein gemeinsamer Shuttle vom Bahnhof oder Flughafen sinnvoll sein.

Deshalb sollte die gesamte Reisekette betrachtet werden:

Ausgangsort → Hauptanreise → letzter Transfer → Location

Neben den direkten Kosten spielt dabei auch die Reisezeit eine Rolle. Eine günstige Location ist nicht automatisch wirtschaftlich, wenn 80 Mitarbeitende dafür jeweils mehrere zusätzliche Stunden unterwegs sind.

Tagungshotel oder Exklusivlocation?

Auch die Art der Location beeinflusst die Kalkulation.

Ein Tagungshotel arbeitet häufig mit Zimmerpreisen, Raummieten oder Tagungspauschalen. Viele benötigte Leistungen lassen sich dadurch relativ klar kalkulieren.

Bei einer Exklusivlocation kann dagegen ein großer Teil der Kosten als Hausmiete oder Mindestumsatz entstehen. Diese Fixkosten verteilen sich anschließend auf die Gruppe.

Das kann insbesondere dann interessant sein, wenn Team- und Hausgröße gut zueinander passen.

Nicht die günstigere Kategorie suchen, sondern das günstigere Gesamtpaket für die konkrete Tagung.

Tagungshotel vs. Exklusivlocation →
Exklusivlocations →

Fixkosten und variable Kosten

Für die Budgetplanung hilft die Unterscheidung zwischen Fixkosten und personenbezogenen Kosten.

Raummiete, externe Moderation oder bestimmte Technik verändern sich beispielsweise häufig kaum, wenn statt 50 nur 47 Personen teilnehmen.

Zimmer, Mahlzeiten oder personenbezogene Aktivitäten hängen dagegen stärker von der tatsächlichen Teilnehmerzahl ab.

Das ist besonders relevant, wenn die Zahl der Teilnehmenden noch nicht endgültig feststeht.

Bei hohen Fixkosten kann eine kleinere Gruppe die Kosten pro Person deutlich erhöhen, obwohl die Gesamtkosten nur geringfügig sinken.

Angebote auf dieselbe Basis bringen

Tagungsangebote sehen häufig völlig unterschiedlich aus.

Ein Hotel nennt eine Tagungspauschale pro Person. Ein anderes berechnet Zimmer, Räume und Verpflegung separat. Bei einer Exklusivlocation kommt möglicherweise eine Hausmiete hinzu.

Für einen sinnvollen Vergleich sollten deshalb dieselben Kostenblöcke gegenübergestellt werden:

Damit werden auch Angebote vergleichbar, die auf den ersten Blick völlig unterschiedlich kalkuliert sind.

Storno- und Reduktionsbedingungen mitbewerten

Der günstigste Ausgangspreis muss nicht das wirtschaftlichste Angebot sein.

Gerade bei größeren Unternehmensgruppen verändert sich die Teilnehmerzahl häufig noch.

Deshalb sollte geklärt werden, bis wann Zimmer oder Teilnehmerzahlen reduziert werden können und welche Kosten bei Änderungen entstehen.

Auch Mindestumsätze, garantierte Teilnehmerzahlen und Stornofristen können relevant sein.

Ein etwas teureres Angebot mit flexibleren Bedingungen kann dadurch am Ende günstiger sein.

Wo lässt sich sinnvoll sparen?

Sinnvolle Einsparungen hängen vom Ziel der Tagung ab.

Ein aufwendiges Rahmenprogramm, eine besonders exklusive Zimmerkategorie oder eine weit entfernte Destination sind möglicherweise verzichtbar.

Vorsichtiger sollte bei Leistungen gespart werden, die unmittelbar die Durchführung beeinflussen.

Dazu gehören insbesondere ausreichend große Räume, tatsächlich benötigte Breakouts, passende Technik und eine Verpflegung, die zum Zeitplan passt.

Günstiger wird teuer, wenn die Tagung dadurch schlechter funktioniert.

Beispiel: Was gehört bei 70 Personen in die Kalkulation?

Angenommen, eine zweitägige Tagung hat 70 Teilnehmende und 58 Übernachtungsgäste.

Benötigt werden ein Plenum für alle, sechs Breakouts, Präsentationstechnik, Kaffeepausen, zwei Mittagessen, ein gemeinsames Abendessen und Frühstück.

Zusätzlich benötigt ein Teil der Gruppe einen Shuttle vom Bahnhof.

Dann sollten genau diese Leistungen verglichen werden.

Der Zimmerpreis allein sagt in diesem Fall nur wenig darüber aus, welches Angebot insgesamt wirtschaftlicher ist.

Das gilt mit wachsender Teilnehmerzahl umso stärker.

Locations für 40–70 Personen →
Locations für 70–100 Personen →
Locations für 100+ Personen →

Häufige Fragen zu Tagungskosten

Was kostet eine Tagung pro Person?

Das lässt sich ohne konkrete Anforderungen nicht sinnvoll pauschalisieren. Teilnehmerzahl, Dauer, Übernachtung, Räume, Verpflegung, Technik und Anreise beeinflussen die Kosten erheblich.

Was gehört in eine Tagungspauschale?

Das unterscheidet sich je nach Anbieter. Deshalb sollte genau geprüft werden, welche Räume, Technik, Getränke, Kaffeepausen und Mahlzeiten tatsächlich enthalten sind.

Sind Breakout-Räume zusätzlich zu bezahlen?

Das hängt von der Location und dem Angebot ab. Gerade bei mehreren parallelen Arbeitsgruppen sollte dies vor der Buchung eindeutig geklärt werden.

Ist ein Tagungshotel günstiger als eine Exklusivlocation?

Nicht grundsätzlich. Entscheidend sind Gruppengröße, benötigte Leistungen und Auslastung der Location.

Sollte die Anreise in die Kostenrechnung aufgenommen werden?

Für einen vollständigen Vergleich ja. Eine günstige Unterkunft kann durch hohe Reise- und Transferkosten insgesamt teurer werden.

Wie vergleicht man zwei Tagungsangebote?

Alle benötigten Leistungen auf dieselben Kostenblöcke verteilen, die Gesamtkosten berechnen und anschließend die Kosten pro Person vergleichen.

Das Gesamtpaket entscheidet

Für eine Tagung sollte nicht gefragt werden:

Welches Hotel hat den günstigsten Zimmerpreis?

Sondern:

Welche Location kann unsere geplante Tagung zu welchen Gesamtkosten durchführen?

Dafür werden zunächst die Anforderungen bestimmt und anschließend die Angebote vergleichbar gemacht:

Teilnehmende → Übernachtung → Programm → Räume → Technik → Verpflegung → Anreise → Gesamtkosten → Kosten pro Person

So lässt sich nicht nur günstiger, sondern vor allem sinnvoller entscheiden.

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