Tagung: Gemeinsam arbeiten, austauschen und Entscheidungen voranbringen

Eine Tagung bringt Menschen für einen klar definierten Zeitraum zusammen, um Informationen zu teilen, Themen gemeinsam zu bearbeiten und Entscheidungen vorzubereiten oder zu treffen.

Eine Tagung schafft einen geplanten gemeinsamen Rahmen für Information, Austausch und Zusammenarbeit außerhalb des normalen individuellen Arbeitsablaufs.

Ob 15 oder 150 Personen: Entscheidend ist zunächst nicht das Tagungshotel, sondern die Frage, was während der gemeinsamen Zeit passieren soll.

Was unterscheidet eine Tagung von Offsite und Workation?

Die Übergänge sind fließend, die Schwerpunkte unterscheiden sich jedoch.

Bei einer Tagung stehen ein geplantes Programm und die gemeinsame Veranstaltung im Mittelpunkt. Präsentationen, Diskussionen, Workshops und Gruppenarbeit können sich dabei abwechseln.

Ein Offsite /offsite ist stärker vom konkreten Ziel eines Teams geprägt: beispielsweise Strategie entwickeln, ein Projekt starten oder gemeinsam eine Lösung erarbeiten.

Bei einer Workation läuft dagegen der normale Arbeitsalltag grundsätzlich weiter. Das Team verlagert seinen Arbeitsort und verbindet individuelle Arbeit mit gemeinsamer Zeit.

Tagung = Wir kommen für ein geplantes gemeinsames Programm zusammen.
Offsite = Wir verlassen den Arbeitsalltag, um an etwas Bestimmtem zu arbeiten.
Workation = Wir verlagern unseren Arbeitsalltag an einen anderen Ort.

Die Begriffe sind weniger wichtig als die Anforderungen, die sich daraus für die Location ergeben.

Zuerst Ziel und Teilnehmerzahl klären

Vor der Suche sollten zwei Dinge feststehen:

Was soll die Tagung erreichen?

Wer soll daran teilnehmen?

Eine interne Führungskräftetagung mit 20 Personen braucht andere Räume als eine Unternehmenstagung mit 120 Teilnehmenden. Und ein Tag mit vielen Präsentationen stellt andere Anforderungen als eine Veranstaltung, bei der die Gruppe überwiegend in Workshops arbeitet.

Auch bei mehrtägigen Tagungen sollte zwischen Teilnehmenden, Übernachtungsgästen und benötigten Einzelzimmern unterschieden werden.

100 Teilnehmende bedeuten nicht automatisch 100 Übernachtungen – und 100 Betten bedeuten nicht automatisch 100 Einzelzimmer.

Die Agenda bestimmt das Raumkonzept

Die Teilnehmerzahl sagt zunächst nur, wie groß das Plenum sein muss.

Für die eigentliche Location-Suche ist mindestens ebenso wichtig, wie gearbeitet wird.

Wenn 60 Personen morgens gemeinsam im Plenum sitzen und nachmittags in sechs Gruppen arbeiten, braucht die Location nicht nur einen Raum für 60 Personen, sondern zusätzlich sechs geeignete Breakout-Bereiche.

Auch die Bestuhlung verändert den Platzbedarf. Ein Raum kann für 80 Personen in Reihenbestuhlung geeignet sein und für 50 Personen mit Tischen bereits zu klein werden.

Deshalb gilt:

Teilnehmerkapazität allein sagt wenig darüber aus, ob ein Tagungsraum wirklich zur Veranstaltung passt.

Meetingräume für Teams →
Breakout-Räume →

Technik, Verpflegung und Übernachtung mitdenken

Je nach Programm können Bildschirm oder Projektor, Mikrofone, Beschallung, Videotechnik und Moderationsmaterial benötigt werden. Diese Anforderungen sollten vor der Buchung feststehen – insbesondere bei größeren Gruppen.

Auch Verpflegung ist Teil des Tagungsablaufs. Kaffeepausen, Mittagessen und gegebenenfalls Abendessen müssen zur Agenda passen und für die gesamte Gruppe in angemessener Zeit funktionieren.

Bei mehrtägigen Veranstaltungen kommt die Übernachtung hinzu. Neben der Zimmerzahl ist dann relevant, wie weit Zimmer, Tagungsräume und Restaurant voneinander entfernt liegen.

Je größer die Veranstaltung, desto wichtiger werden kurze Wege und eingespielte Abläufe.

Locations mit Vollpension →
Locations mit Halbpension →

Tagungshotel oder Exklusivlocation?

Ein klassisches Tagungshotel bietet häufig einen großen Vorteil: Die benötigte Infrastruktur ist bereits auf Veranstaltungen ausgerichtet. Meetingräume, Technik, Catering und Übernachtung greifen ineinander.

Tagungs- und Seminarhotels →
Tagungshotels finden →

Für kleinere und mittlere Gruppen kann dagegen eine Exklusivlocation interessant sein. Das Team nutzt das Haus vollständig oder weitgehend allein und kann dadurch eine geschlossenere Atmosphäre schaffen.

Welche Variante besser passt, hängt von Teilnehmerzahl, Agenda und gewünschtem Charakter ab.

Professionelle Infrastruktur spricht häufig für das Tagungshotel. Privatsphäre und ein eigener gemeinsamer Ort häufig für die Exklusivlocation.

Tagungshotel vs. Exklusivlocation →
Exklusivlocations →

Die Gruppengröße verändert die Anforderungen

Bei zehn oder fünfzehn Personen kann häufig sehr flexibel gearbeitet werden. Ein großer Tisch, ein geeigneter Raum und einige zusätzliche Arbeitsbereiche können ausreichen.

Mit wachsender Teilnehmerzahl werden die Anforderungen systematischer. Zimmerkapazität, Plenum, Breakouts, Catering und Anreise müssen gleichzeitig funktionieren.

Für größere Gruppen sollte deshalb nicht nur gefragt werden:

„Hat die Location Platz für 80 Personen?“

Sondern:

„Kann unsere komplette Tagung mit 80 Personen dort so stattfinden, wie wir sie geplant haben?“

Für die Suche nach passender Größe:

Locations für 10 Personen →
Locations für 10–20 Personen →
Locations für 20–40 Personen →
Locations für 40–70 Personen →
Locations für 70–100 Personen →
Locations für 100+ Personen →

Was kostet eine Tagung?

Der Zimmerpreis allein ist auch hier kein sinnvoller Vergleichswert.

Zum Gesamtbudget können Unterkunft, Tagungsräume, Verpflegung, Technik, Anreise, Transfers, Moderation, Programm und weitere Nebenkosten gehören.

Deshalb sollten Angebote auf einer einheitlichen Basis verglichen werden:

Unterkunft + Tagungsräume + Verpflegung + Technik + Anreise + Transfers + Moderation + Programm + Nebenkosten = Gesamtkosten der Tagung

Anschließend:

Gesamtkosten ÷ Anzahl der Teilnehmenden = Kosten pro Person

Tagungskosten richtig planen →

Eine gute Anfrage macht die Suche deutlich einfacher

Statt:

„Wir suchen ein Tagungshotel für etwa 50 Personen.“

ist eine Anfrage wie diese wesentlich aussagekräftiger:

52 Teilnehmende, zwei Tage mit einer Übernachtung, 48 Einzelzimmer und zwei Doppelzimmer, Plenum für alle in parlamentarischer Bestuhlung, fünf parallele Breakouts, Bildschirm und zwei Mikrofone, Vollverpflegung, gemeinsames Abendessen und möglichst gute Bahnanbindung.

Damit lässt sich direkt prüfen, ob eine Location wirklich geeignet ist.

Die Planung folgt deshalb einer klaren Reihenfolge:

Ziel → Teilnehmende → Format → Agenda → Anforderungen → Location

Tagung Schritt für Schritt planen →

Häufige Fragen zu Tagungen

Was ist eine Tagung?

Eine Tagung ist ein geplantes Zusammentreffen einer Gruppe, bei dem Information, Austausch und gemeinsame Arbeit im Mittelpunkt stehen.

Was ist der Unterschied zwischen Tagung und Offsite?

Eine Tagung ist stärker über das gemeinsame Veranstaltungsprogramm definiert. Ein Offsite wird stärker von einem konkreten Ziel eines Teams geprägt. In der Praxis können sich beide Formate überschneiden.

Was ist der Unterschied zwischen Tagung und Workation?

Bei einer Tagung folgt die Gruppe überwiegend einem gemeinsamen Programm. Bei einer Workation läuft der normale individuelle Arbeitsalltag grundsätzlich weiter.

Wie viele Tagungsräume werden benötigt?

Das ergibt sich aus der Agenda. Neben dem Plenum ist entscheidend, wie viele Gruppen maximal gleichzeitig getrennt arbeiten.

Braucht eine Tagung ein Tagungshotel?

Nein. Auch Seminarhäuser und Exklusivlocations können geeignet sein. Entscheidend ist, ob Räume, Technik, Verpflegung, Übernachtung und Logistik zur Veranstaltung passen.

Was sollte bei größeren Tagungen besonders geprüft werden?

Neben Plenum und Zimmerkapazität vor allem Breakouts, Technik, Cateringkapazität, Pausenflächen, Wege und Anreise.

Wann sollte die Location gesucht werden?

Sobald Ziel, Teilnehmerzahl, grober Ablauf und die daraus entstehenden Anforderungen ausreichend klar sind.

Erst die Tagung planen. Dann die Location auswählen.

Eine gute Tagung entsteht nicht dadurch, dass zuerst ein Tagungshotel gefunden und anschließend das Programm an dessen Räume angepasst wird.

Der umgekehrte Weg ist sinnvoller.

Erst die Tagung planen. Dann die Location danach auswählen.

Dafür reicht eine einfache Reihenfolge:

Ziel → Teilnehmende → Format → Agenda → Anforderungen → Location.

So wird aus der Suche nach einem freien Tagungshotel die Suche nach einem Ort, der tatsächlich zur geplanten Veranstaltung passt.

Passende Location für eure Tagung finden

Nennt uns Termin, Teilnehmerzahl, Übernachtungsbedarf, geplante Bestuhlung, benötigte Meeting- und Breakout-Räume, Technik, Verpflegung und gewünschte Region.

Wir suchen passende Tagungshotels und Locations, vergleichen Angebote und begleiten euch bis zur Buchung.