Workation-Checkliste: Was ihr für eine Team-Workation wirklich braucht
Eine gute Team-Workation braucht weniger Eventplanung als ein Offsite – dafür muss der normale Arbeitsalltag an einem anderen Ort funktionieren.
Das bedeutet: genügend Zimmer, stabiles Internet, passende Arbeitsbereiche, eine praktikable Verpflegung und eine Anreise, die zur Dauer des Aufenthalts passt.
Diese Checkliste hilft euch, die wichtigsten Anforderungen vor der Location-Suche festzulegen.
Je klarer das Briefing, desto leichter lässt sich eine Location finden, die nicht nur schön aussieht, sondern für euer Team tatsächlich funktioniert.
1. Ziel der Workation
Zuerst sollte klar sein, warum ihr gemeinsam verreist.
Geht es vor allem darum, als Remote-Team wieder einige Tage am selben Ort zu arbeiten? Möchtet ihr persönlichen Austausch fördern? Soll zusätzlich an einem Projekt gearbeitet oder ein gemeinsamer Workshop eingebaut werden?
Eine Workation braucht kein komplexes Veranstaltungsziel. Sie sollte aber einen guten Grund haben.
Unser Ziel: ______________________________
2. Team und Termin
Die grundlegenden Eckdaten bestimmen einen großen Teil der späteren Auswahl.
| Eckdaten | Eintragen |
|---|---|
| Teilnehmerzahl | _________ |
| Anreisedatum | _________ |
| Abreisedatum | _________ |
| Anzahl Nächte | _________ |
| Gewünschte Region(en) | _________ |
| Ausgangsort(e) des Teams | _________ |
Bei verteilten Teams lohnt es sich, die Ausgangsorte früh zu betrachten. Eine Location kann von Berlin hervorragend und von München ausgesprochen umständlich erreichbar sein.
3. Zimmerbedarf
Nicht nur nach Betten fragen.
Entscheidend ist, wie viele Zimmer das Team tatsächlich benötigt.
| Zimmer | Anzahl |
|---|---|
| Einzelzimmer | _____ |
| Doppelzimmer | _____ |
| Sonstige Zimmer | _____ |
| Zimmer insgesamt | _____ |
Bettenzahl ≠ Schlafzimmerzahl ≠ Einzelzimmerzahl.
Gerade bei Ferienhäusern und besonderen Gruppenunterkünften ist diese Unterscheidung wichtig.
4. Arbeitsweise
Jetzt sollte feststehen, wie ein normaler Arbeitstag vor Ort ungefähr aussieht.
Prüft:
☐ Läuft der normale Arbeitsalltag weiter?
☐ Arbeiten viele Personen gleichzeitig individuell?
☐ Finden regelmäßig Videocalls statt?
☐ Finden mehrere Calls parallel statt?
☐ Gibt es gemeinsame Meetings?
☐ Ist ein Workshop geplant?
☐ Arbeiten zeitweise mehrere Gruppen parallel?
☐ Werden besonders ruhige Arbeitsplätze benötigt?
Aus diesen Antworten ergibt sich die benötigte Arbeitsinfrastruktur.
Arbeitsorganisation bei der Workation →
5. Internet
„WLAN vorhanden“ reicht für eine Workation nicht als Information.
Je mehr Menschen gleichzeitig arbeiten, desto wichtiger werden Geschwindigkeit, Stabilität und Abdeckung.
Prüft:
☐ stabiles WLAN
☐ ausreichende Leistung für die gesamte Gruppe
☐ gute Abdeckung in den Arbeitsbereichen
☐ Videocalls zuverlässig möglich
☐ gegebenenfalls alternative Internetverbindung als Backup
Bei einer Workation gehört die Internetverbindung zu den Kriterien, die vor der Buchung tatsächlich geklärt werden sollten.
6. Arbeitsplätze
Nicht jeder Platz mit einem Stuhl ist automatisch ein guter Arbeitsplatz.
Bei einer kurzen Workation können flexible Lösungen funktionieren. Bei mehreren Tagen werden vernünftige Arbeitsbedingungen wichtiger.
Wir benötigen:
☐ einen großen gemeinsamen Arbeitsbereich
☐ mehrere kleinere Arbeitsbereiche
☐ ruhige Einzelarbeitsplätze
☐ Bereiche für Videocalls
☐ Schreibtische
☐ ausreichend Steckdosen
☐ Tageslicht
☐ Außenbereiche zum Arbeiten
7. Meetingraum
Braucht ihr einen Raum, in dem das gesamte Team gleichzeitig zusammenkommen kann?
Falls ja:
| Meetingraum | Anforderung |
|---|---|
| Personen | _____ |
| gewünschte Bestuhlung | __________ |
| Bildschirm/Beamer | ☐ |
| Whiteboard/Flipchart | ☐ |
| Videokonferenztechnik | ☐ |
| exklusiv verfügbar | ☐ |
Für ein kleines Team kann ein geeigneter Gemeinschaftsraum reichen. Für Workshops oder größere gemeinsame Sessions sollte der Raum dafür ausgelegt sein.
8. Breakout- und Callräume
Die wichtigste Frage lautet:
Wie viele Gruppen oder Calls finden maximal gleichzeitig statt?
Daraus ergibt sich der tatsächliche Raumbedarf.
Benötigte zusätzliche Räume/Bereiche: _____
Dabei müssen nicht alle Breakouts klassische Seminarräume sein. Je nach Nutzung können auch kleinere Besprechungsräume oder ruhige Arbeitsbereiche funktionieren.
9. Verpflegung
Welche Lösung passt zu eurem Arbeitsalltag?
Selbstversorgung
☐ gewünscht
☐ große Küche vorhanden
☐ genügend Kühlmöglichkeiten
☐ gemeinsamer Essbereich
☐ Einkaufsmöglichkeiten erreichbar
Halbpension
☐ gewünscht
☐ Frühstück
☐ Abendessen
☐ Mittagsversorgung geklärt
Vollpension
☐ gewünscht
☐ Frühstück
☐ Mittagessen
☐ Abendessen
☐ Kaffee/Snacks geklärt
Zusätzlich sollten vegetarische, vegane und medizinisch notwendige Ernährungsanforderungen vorab gesammelt werden.
Selbstversorger-Locations →
Locations mit Vollpension →
10. Gemeinschaftsbereiche
Bei einer Team-Workation sind Gemeinschaftsflächen besonders wichtig.
Schließlich soll nicht nur gemeinsam gearbeitet werden. Auch nach Feierabend sollte es einen Ort geben, an dem das Team freiwillig zusammenkommen kann.
Gewünscht:
☐ Wohnzimmer/Lounge
☐ gemeinsamer Essbereich
☐ Terrasse
☐ Garten
☐ Bar
☐ Feuerstelle
☐ sonstiger gemeinsamer Abendbereich
Ein großer Meetingraum ersetzt dabei nicht automatisch einen gemütlichen Gemeinschaftsraum.
11. Exklusivnutzung
Soll die Location vollständig dem Team gehören?
☐ vollständiger Buyout gewünscht
☐ Exklusivität bestimmter Bereiche reicht
☐ andere Gäste sind kein Problem
Exklusivnutzung kann besonders interessant sein, wenn Arbeits-, Essens- und Gemeinschaftsbereiche flexibel genutzt werden sollen.
12. Anreise
Nicht nur die Entfernung zur Location betrachten, sondern die tatsächliche Reise des Teams.
Prüft:
☐ Anreise mit Bahn möglich
☐ ausreichend Parkplätze
☐ Flughafen sinnvoll erreichbar
☐ letzter Abschnitt ohne Auto möglich
☐ Shuttle erforderlich
☐ gemeinsame Anreise sinnvoll
☐ An- und Abreise stehen in gutem Verhältnis zur Aufenthaltsdauer
Workation-Dauer richtig planen →
13. Deutschland oder Ausland
Bei einer Auslands-Workation sollte die Destination nicht allein nach Wetter oder Preis ausgewählt werden.
Neben der Anreise können zusätzliche rechtliche, steuerliche und versicherungsbezogene Fragen relevant sein.
☐ Deutschland
☐ Ausland
☐ beides möglich
Deutschland oder Ausland vergleichen →
Workation im Ausland: Recht & Steuern →
Versicherung bei Workations →
14. Umgebung
Wenn die funktionalen Anforderungen stimmen, kommt die Umgebung ins Spiel.
Was wünscht sich das Team?
☐ Berge
☐ Meer
☐ See
☐ Wald/Natur
☐ ländliche Lage
☐ Stadt
☐ keine Präferenz
Locations in den Bergen →
Locations am Meer →
Locations am See →
15. Freizeit und Aktivitäten
Nicht jede Workation braucht ein organisiertes Teamevent.
Trotzdem lohnt es sich zu überlegen, was das Team nach Feierabend unternehmen kann.
☐ Wandern/Spaziergänge
☐ Radfahren
☐ Wassersport
☐ Wellness
☐ Sportmöglichkeiten
☐ gemeinsames Kochen
☐ organisierte Aktivität
☐ bewusst kein festes Programm
Gerade bei längeren Aufenthalten sollte genügend freie Zeit bleiben.
16. Besondere Anforderungen
Jetzt kommen Kriterien hinzu, die nur für bestimmte Teams relevant sind.
Zum Beispiel:
☐ barrierearme/barrierefreie Bereiche
☐ Haustiere erlaubt
☐ besondere Ernährungsanforderungen
☐ Wellness
☐ Fitnessmöglichkeiten
☐ besonders ruhige Lage
☐ vertrauliche Arbeitsbereiche
☐ weitere Anforderungen: __________________
Locations, in denen Haustiere erlaubt sind →
17. Budget
Definiert möglichst klar, was das Budget enthalten soll.
Gesamtbudget: __________ €
oder
Budget pro Person: __________ €
Enthalten:
☐ Unterkunft
☐ Verpflegung
☐ Anreise
☐ Meetingräume
☐ Aktivitäten
☐ Transfers
☐ alle wesentlichen Nebenkosten
So lassen sich Angebote deutlich besser vergleichen.
Workation-Kosten richtig planen →
Must-have, Should-have oder Nice-to-have?
Nicht jede Anforderung sollte gleich wichtig sein.
Eine einfache Priorisierung erleichtert die Suche erheblich.
| Priorität | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Must-have | Ohne dieses Kriterium scheidet die Location aus. | 25 Einzelzimmer |
| Should-have | Sehr wichtig, aber notfalls lösbar. | direkte Bahnanbindung |
| Nice-to-have | Schön, aber nicht entscheidend. | Sauna |
Das verhindert, dass eine eigentlich sehr passende Location wegen eines unwichtigen Details ausscheidet.
Und es verhindert den umgekehrten Fehler: dass ein schönes Haus gewählt wird, obwohl ein wirklich wichtiges Kriterium fehlt.
Die kompakte Workation-Checkliste
Vor der Anfrage sollten möglichst diese Punkte feststehen:
| Punkt | Geklärt? |
|---|---|
| Ziel der Workation | ☐ |
| Teilnehmerzahl | ☐ |
| Termin und Dauer | ☐ |
| Einzelzimmerbedarf | ☐ |
| Arbeitsweise | ☐ |
| Internetanforderungen | ☐ |
| Arbeitsplätze | ☐ |
| Meetingraum | ☐ |
| Breakouts/Callräume | ☐ |
| Verpflegung | ☐ |
| Gemeinschaftsflächen | ☐ |
| Exklusivnutzung | ☐ |
| Anreise | ☐ |
| Region/Umgebung | ☐ |
| besondere Anforderungen | ☐ |
| Budget | ☐ |
| Must-haves definiert | ☐ |
So kann ein gutes Workation-Briefing aussehen
Statt:
„Wir suchen eine schöne Workation-Location für 25 Personen am Meer.“
besser:
„Wir sind 25 Personen und planen vier Nächte. Benötigt werden 25 Einzelzimmer, sehr zuverlässiges WLAN für parallele Videocalls, ein Meetingraum für alle und drei zusätzliche Arbeitsbereiche. Gewünscht ist Halbpension. Die Location sollte möglichst exklusiv nutzbar sein und am Meer oder in kurzer Entfernung zum Strand liegen. Eine unkomplizierte Anreise ist wichtiger als eine vollständig abgeschiedene Lage.“
Damit lassen sich passende Locations wesentlich schneller identifizieren und Angebote besser vergleichen.
Häufige Fragen zur Workation-Checkliste
Was muss vor der Location-Suche unbedingt feststehen?
Mindestens Teilnehmerzahl, Zeitraum, Zimmerbedarf, Arbeitsweise und die wichtigsten Anforderungen an die Location.
Muss die genaue Agenda schon fertig sein?
Nein. Bei einer Workation reicht meist ein grober Arbeits- und Tagesrhythmus.
Wie wichtig ist die Zahl der Einzelzimmer?
Sehr wichtig. Gerade bei besonderen Gruppenunterkünften gibt es häufig deutlich mehr Betten als Schlafzimmer.
Wie viele Breakout-Räume braucht eine Workation?
Das hängt davon ab, wie viele Gruppen und Videocalls maximal gleichzeitig stattfinden. Genau diese Parallelität sollte vorab abgeschätzt werden.
Muss eine Workation Vollpension bieten?
Nein. Selbstversorgung, Halbpension und Vollpension können alle funktionieren. Die passende Lösung hängt von Teamgröße und gewünschter Flexibilität ab.
Sollte die Region bereits feststehen?
Nicht unbedingt. Wer bei der Region flexibel bleibt und zuerst nach den funktionalen Anforderungen sucht, hat häufig eine größere Auswahl.
Welche Kriterien sollten nicht verhandelbar sein?
Alles, ohne das die Workation praktisch nicht funktioniert – beispielsweise ausreichende Zimmer, Internet oder notwendige Arbeitsräume.
Erst Anforderungen, dann Location
Die Checkliste soll nicht möglichst viele Wünsche produzieren.
Sie soll die entscheidenden Anforderungen sichtbar machen.
Am Ende sollten deshalb vor allem drei Dinge klar sein:
- Was brauchen wir zwingend?
- Was wäre sehr hilfreich?
- Worauf können wir verzichten?
Für die Location-Suche ergibt sich daraus eine einfache Reihenfolge:
Team → Arbeit → Zimmer → Verpflegung → Anreise → Must-haves → Location
So wird aus einer langen Liste möglicher Unterkünfte eine überschaubare Auswahl wirklich passender Workation-Locations.
Passende Workation-Location finden
Ihr habt die wichtigsten Punkte bereits geklärt?
Dann nennt uns Termin, Teilnehmerzahl, Zimmerbedarf, Arbeitsanforderungen, Verpflegung, Region und Budget.
Wir suchen passende Workation-Locations, vergleichen Angebote und begleiten euch bis zur Buchung.
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